Van muren naar mogelijkheden: ABB’s switch naar activitybased working

ABB stond voor een grote uitdaging: de overstap van een traditionele kantooromgeving naar een flexibele, dynamische werkplek. Met een ambitieus programma van eisen en een sterke wens om activitybased working te implementeren, schakelde het bedrijf Meliopus in. Van concept tot uitvoering ontwikkelden we een slim en efficiënt werkplekconcept met een focus op samenwerking, flexibiliteit en natuurlijk daglicht. Door een transparante design-and-buildaanpak en doordacht changemanagement zette ABB succesvol de stap naar een moderne, inspirerende werkplek.

De klant:

ABB is al meer dan 50 jaar een toonaangevende ontwikkelaar, producent en leverancier van analytische instrumenten voor diverse industrieën, zoals laboratoria, proces-, milieu-, stoom-, water- en energie-industrie. ABB levert totaaloplossingen die zich onderscheiden door slimme functionaliteiten, flexibiliteit en een lange levensduur. Met gespecialiseerde adviseurs en een breed scala aan oplossingen staat ABB Benelux garant voor technologische vooruitgang en maatwerkadvies.

De opdracht:

ABB was gevestigd in het industriepark van Nossegem en ging recent op zoek naar een nieuwe kantooromgeving. Die vond het op het bedrijventerrein The Wings in Diegem. ABB wilde afstappen van strikte afdelingen per businessunit en een meer dynamische, flexibele werkomgeving creëren. Na de ondertekening van het huurcontract stelde ABB vast dat zijn programma van eisen te zwaar was opgezet voor de beschikbare ruimte. Daarom schakelde het bedrijf Meliopus in om de voorwaarden te herzien en een optimaal werkplekconcept te ontwerpen en te realiseren, van a tot z.

Onze aanpak:

1/ Naar een realistisch programma van eisen

ABB had in zijn zoektocht naar een nieuwe locatie zelf een programma van eisen opgesteld. Bij de opmaak ervan werden de teamleaders van de verschillende businessunits betrokken, en die waren heel enthousiast. Dat resulteerde in een overaanbod aan werkplekken en vergaderruimtes, waardoor de nieuwe locatie onvoldoende capaciteit had om alles te huisvesten. Op vraag van ABB voerde Meliopus een analyse uit om het programma te optimaliseren. Via dit onderzoek konden we het aantal vergaderruimtes reduceren en optimaliseren op basis van de effectieve gebruiksbehoeften. Ook herschikten we het aantal werkplekken op basis van realistische bezettingsratio’s en werkten we een flexibele indeling uit die samenwerking stimuleert zonder overcapaciteit te creëren.

2/ Ontwikkeling van een concept en macroplan

Op basis van het geüpdatete programma van eisen en de beschikbare ruimte ontwikkelden we een eerste ruimtelijke schets met de nadruk op openheid, samenwerking en flexibiliteit. Met die schets in de hand namen we de bouwheer mee naar de blanco ruimte om voeling te krijgen met het concept en de locatie. Dat gaf ons de kans onze visie uit de doeken te doen en het concept van activitybased working te introduceren. Daarnaast deden we een finale rondgang met de bouwheer om de casco ruimte tot het kleinste detail af te werken voor wij met onze uitvoering van start gingen. Zo vermeden we eventuele geschillen over gebreken of schade. Na deze rondgang vatten we het ontwerp van een gelaagd macroplan aan. Met een gebalanceerde indeling en optimale flow als fundament:  

• Centrale kern 
  In het midden van de verdieping bevinden zich de liften en de receptie. Dit fungeert als het centrale knooppunt waar medewerkers en bezoekers toekomen. 
• Plaza en informele zones 
  De binnenste schil van het gebouw werd ingericht als een levendige plaza, ideaal voor korte ontmoetingen, informele overleggen en koffiemomenten. Deze zone ligt bewust ver van de werkplekken om enerzijds beweging en spontane interactie te stimuleren en anderzijds geluidshinder tijdens het werk te vermijden. Om de iets donkerdere sfeer in deze zone te counteren kozen we voor speelse en decoratieve verlichtingselementen voor een gezellig, huiselijk gevoel. 
• Meetingzones en samenwerkruimtes 
  Net buiten de plaza bevinden zich vergaderzalen en een zogenaamde ‘firepit’. Dit is een tribune-opstelling waar korte pitches of groepsbesprekingen kunnen plaatsvinden. 
• Werkplekken en stiltezones 
  De buitenste schil van het gebouw, langs de ramen, is gereserveerd voor werkplekken en stiltezones. Dit maakt dat medewerkers profiteren van maximaal natuurlijk daglicht, wat bijdraagt aan focus en welzijn.

3/ Uitwerking van gedetailleerde microplannen

Na goedkeuring van de macroplannen schakelden we nog een versnelling hoger om zelfs de kleinste details te finetunen. De uitwerking van de microplannen was een ontzettend fijne samenwerking tussen onze interieurarchitecte en het interne designteam van ABB. Zij kennen het bedrijf en de medewerkers door en door. Samen selecteerden we de beste kleuren, stoffen, materialen, kantoormeubelen, … Hierbij werd extra ingezet op kleurbeleving, natuurlijk daglicht, groenzones en natuurlijke elementen en een optimale akoestiek.

4/ Design and build: transparant budgetbeheer en nauwkeurige uitvoering

ABB koos voor een design-and-build-aanpak waarbij Meliopus niet alleen het concept ontwierp, maar ook de volledige uitvoering en budgetopvolging voor zijn rekening nam. Dat hield ook in dat wij het project prefinancierden en dat de klant slechts 1 eindfactuur hoefde te betalen. Een heel frequente en transparante terugkoppeling over de kostenstructuur en duidelijke afspraken over de uitvoeringsfee boden zowel ABB als ons team duidelijkheid en zekerheid over het totale budget. Wij beheerden het volledige proces van marktvergelijking, offertes, bestelbonnen en facturatie tot aankopen en procurement, en coördineerden de samenwerking met zowel vaste leveranciers van de klant als nieuwe suppliers. De administratieve last kwam zo niet op de schouders van ABB terecht, al had de klant te allen tijde de eindbeslissing voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

5/ Changemanagement en hypercare bij verhuis

Doorheen het hele bouwproces hielden we de vinger aan de pols bij alle medewerkers. We begonnen met een plenaire sessie waarin we via presentaties, grondplannen en 3D-beelden een eerste indruk van de ideeën, visie en plannen pitchten. Er was ook ruimte om praktische vragen te stellen of bezorgdheden te uiten. Deze feedback konden we daarna meenemen in het verdere ontwerpproces. Hierop volgden workshops met behulp van het werkplekspel. Tijdens interactieve sessies in kleine groepjes kwamen we tot gedragen afspraken over het gebruik van werkruimtes, de meetingcultuur en flexibele werkstijlen. Via maandelijkse nieuwsbrieven bleef iedereen op de hoogte over de stand van zaken en regelmatige polls over ABW-topics hielpen input van het personeel te verzamelen voor specifieke hoofdstukken in het traject. Ook tijdens de eerste weken na de ingebruikname van het nieuwe kantoor stonden onze Meliopus-experts paraat op de nieuwe locatie om medewerkers te ondersteunen en eventuele problemen snel op te lossen. Door het personeel actief in dit traject te betrekken en hen intensief voor te bereiden op de verhuis, maakten we van deze transitie een warm en positief verhaal. 

Op zoek naar meer inspiratie over changemanagement? Ook deze klant bereidden we voor op een grote verandering.

Het resultaat:

Van vaste businessunits naar een flexibele, activitybased werkomgeving: het nieuwe kantoorconcept betekende een grote cultuurverandering voor ABB. Het uitgekiende concept en de warme begeleiding maakten van de overstap evenwel een succesverhaal. De medewerkers maken intussen vlot gebruik van de phonebooths en vergaderruimtes, en de werkplek transformeerde tot een toekomstgerichte, efficiënte hub. Hoewel verandering altijd een uitdaging is, leidde de gestructureerde aanpak van Meliopus ertoe dat medewerkers goed begeleid werden en snel de voordelen van de nieuwe werkomgeving ontdekten. Door de design-and-build-aanpak had deze klant vooraf een heel duidelijk zicht op het kostenplaatje en minimale kopzorgen rond het volledige administratieve en praktische luik van zo’n omvangrijk project. ABB is helemaal klaar voor de toekomst. Jij ook?