1. Jouw privacy is belangrijk

Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat.

2. Wie wordt beschermd door dit privacy beleid?

Dit privacy beleid geldt voor al onze klanten en leveranciers van Meliopus alsook wanneer je een bezoek brengt aan onze kantoren, websites; wanneer je een potentiële of voormalige klant bent van Meliopus of voor een betrokkene bij een andere organisatie die met ons in contact staat. We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen. We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website http://meliopus.be/. We raden je aan om geregeld ons privacy beleid te raadplegen om op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen. Wens je meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan je terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

3. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Meliopus BV, met maatschappelijke zetel te Witteramsdal 68, 1730 Asse, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0646.821.239 (hierna “Meliopus”) is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

4. De leidende toezichthoudende autoriteit van Meliopus

Voor Meliopus is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be

5. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

Meliopius moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

• Fiscaal recht
• Handelsrecht
• De mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

Meliopus moet zijn contract met je kunnen uitvoeren

Als klant bij ons doe je een beroep op onze diensten of koop je onze producten. Om je een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. Dit geldt eveneens als je onze leverancier bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leveranciers contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. Bij jouw bezoek aan onze website maken we een overeenkomst dat wij je altijd een goed functionerende website aanbieden. Hiervoor plaatsen wij de zogenaamde functionele cookies.

Meliopus vraagt jouw toestemming

Wanneer je voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van onze statistische, marketing en sociale media cookies. Meer informatie over onze cookie verklaring vind je hier. Je kan jouw toestemming altijd intrekken.

Meliopus heeft een gerechtvaardigd belang

Wij hebben als commercieel bedrijf een gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen jouw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Meliopus. Mocht je toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen. We verwerken de persoonsgegevens van de betrokkenen bij de prospecten die ons via een derde zijn bezorgd onder ons gerechtvaardigd belang. Nieuwe klanten met onze diensten zorgt voor de noodzakelijke groei van onze onderneming en sluiten perfect aan bij de noden van onze kandidaat klanten.

6. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden?

Van onze zakelijke relaties

De zakelijke relaties zijn onder andere onze klanten en leveranciers. Meliopus verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de diensten en om de zakelijke relaties te onderhouden. Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer en/of gsm-nummer, e-mailadres, IP-adres en cookies.

Van onze kandidaat-kopers

Onze potentiële nieuwe klanten hebben interesse in onze diensten. Meliopus wenst hen dan ook op de hoogte te houden van haar diensten. Om met hen te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoon en/of gsm-nummer, e-mailadres IP-adres, cookies.

Beelden van bewakingscamera’s worden tijdelijk opgeslagen

We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze gebouwen. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteren we de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker. Beeldopnames worden maximaal 30 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn:

• Als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van een misdrijf of overlast
• Om een schade te bewijzen
• Om een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren

7. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden tenzij:

Aan onze rechtsopvolgers.

Wij geven je persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen (zoals dochter- en zusterbedrijven) voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacy beleid.

Dit nodig is voor onze dienstverlening.

Voor sommige aspecten van onze diensten werken wij met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor dezelfde doelen als bij Meliopus zelf. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren.

Je ons daar toelating voor geeft.

Als Meliopus op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. Je hebt ook steeds een mogelijkheid tot verzet.

8. Wat zijn je rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij je voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt. Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen. De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door Meliopus geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of als je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang. Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens zijn Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be

Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag via een brief op het adres Witteramsdal 68, 1730 Asse. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct uitoefenen. Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even jouw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van je privacy. Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

9. Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk. De persoonsgegevens van onze klanten en prospecten bewaren we tot 15 jaar na het laatste contract of contact. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.

10. beveiligen wij je gegevens?

Meliopus BV doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen en uw privacy te garanderen tegen onrechtmatig gebruik. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Als en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zijn wij met deze dienstverleners overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen. Als u een vermoeden hebt dat de interactie met de website niet meer veilig zou zijn, gelieve ons dan onmiddellijk op de hoogte te brengen. We zetten alles op alles om je persoonsgegevens en privacy te beschermen.

11. Cookies

Meliopus maakt op de website www.meliopus.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten. Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar. We gebruiken functionele, analytische en marketing cookies. Met uitzondering van de functionele cookies (noodzakelijk voor het goed werken van onze website) vragen we jouw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe je hier mee kan omgaan vind je terug op onze cookie verklaring.