De Meliopus Podcast: Transformatie naar een futureproof werkomgeving

In deze aflevering duiken we in de impactvolle samenwerking tussen Meliopus en Larcier-Intercentia.

Hierin leer je hoe een strategische kantoorverhuizing resulteerde in een future-proof werkomgeving, verbeterde samenwerking en verhoogd werkgeluk.

En je ontdekt de sleutel tot een geslaagde cultuurverandering en wat nodig is om medewerkers én klanten centraal te stellen.

De sleutel tot een futureproof kantoor? Activitybased working: een praktijkvoorbeeld

Je werkomgeving is niet alleen een functionele plek. Meer dan ooit is het een strategisch middel om samenwerking, efficiëntie en werkplezier te bevorderen. Zeker met hybride werken als norm staan bedrijven voor de uitdaging om kantoorruimtes slimmer, flexibeler en toekomstbestendig te maken. De oplossing? Activitybased working. Wat het is en hoe je ermee aan de slag gaat, lichten we toe in deze blog. We baseerden ons op een succesvolle samenwerking met onze klant Larcier-Intersentia.

Ons gezamenlijke traject

Meliopus en Larcier Intersentia leerden elkaar kennen bij de verhuis van een van hun vestigingen in regio Berchem. Deze aangename ervaring vormde de grondvesten van het verdere traject. Want niet veel later schakelde de juridische uitgeverij Meliopus opnieuw in als externe partner bij het reorganiseren van een andere vestiging. De organisatie verhuisde van 2 gebouwen naar 1.

Uitdagingen vooraf:

• verspreide locaties: de afzonderlijke gebouwen maakten samenwerking moeilijk. 
• verouderde werkplekken: heel veel individuele kantoren, lawaaierige open spaces, veel onderhoudskosten aan de verschillende gebouwen. 
• gebrek aan samenwerking: de medewerkers zagen elkaar nauwelijks en misten contact met elkaar.

Van verspreid werken naar een echt teamgevoel

Voor dit project moest Larcier Intersentia een grote stap zetten: medewerkers van verschillende vestigingen samenbrengen in 1 toekomstgericht gebouw met een activiteitgebaseerde inrichting.

Wat is Activitybased working (ABW)?

Bij activitybased working zijn medewerkers niet gebonden aan één vaste werkplek. Ze kiezen uit verschillende zones, afgestemd op hun activiteit.  

Denk aan:  

• Stille zones voor geconcentreerd werken. 
• Samenwerkingsruimtes voor brainstormsessies en teamoverleg. 
• Ontspanningsruimtes om even op adem te komen of informeel te netwerken. 

Bij Larcier Intersentia bracht dit niet alleen een modernisering van de werkplekken, maar vooral een culturele verandering in de manier van samenwerken.

Een toekomstbestendige werkplek voor een veranderende wereld

Samen met Meliopus werd een helder plan uitgewerkt met heel wat aandacht voor de behoeften op de werkvloer. Workshops en bevragingen gaven inzicht in de noden van medewerkers, waardoor het ontwerp perfect aansloot bij hun dagelijkse taken en toekomstige uitdagingen. 

Het resultaat? Een inspirerende werkplek met ruimte voor zowel teamwork als individuele focusmomenten, inclusief een speciaal ontworpen studio om Larciers digitale en creatieve toekomst te ondersteunen. 

Belangrijkste aandachtspunten: 

1. flexibiliteit: het nieuwe kantoor moest gemakkelijk aanpasbaar zijn aan veranderende noden. 
2. samenwerking: meer contactmomenten creëren door teamleden dichter bij elkaar te brengen. 
3. futureproof: een ontwerp dat minstens 10 tot 15 jaar relevant blijft. 

Meer weten over futureproof kantoren? Lees onze blog over toekomstgerichte werkomgevingen

De rol van changemanagement bij een kantoorreorganisatie

Een nieuwe kantooromgeving is meer dan een fysieke verandering. Bovenal moeten je medewerkers mee in het verhaal willen stappen. Daarom begeleidde Meliopus Larcier Intersentia via een uitgebreid changemanagementtraject: 

Hoe we dit aanpakten: 

• workshops: medewerkers betrekken bij de herinrichting en hun input verzamelen. 
• ambassadeursprogramma: kritische sparringpartners die feedback geven en collega’s informeren. 
• transparante communicatie: regelmatige updates via SharePoint en tijdens infosessies. 

Door deze aanpak voelden medewerkers zich gehoord en konden ze gemakkelijker wennen aan de veranderingen.

Concrete resultaten van deze activiteitgebaseerde werkplek

Het ABW-traject bij Larcier Intersentia leverde meetbare en voelbare resultaten op: 

• 94% tevredenheid: bij de eindbevraging gaven medewerkers aan blij te zijn met de nieuwe werkomgeving. 
• Meer samenwerking en synergie: teams werken nu efficiënter samen in strategische zones zoals collaboration spaces en plaza’s. Er is ook meer ruimte voor spontane contacten. 
• Energie-efficiëntie: het nieuwe gebouw behaalde een BREEAM Excellent-certificering en minimaliseert energieverlies. 
• Trots op de werkplek: medewerkers nodigen met trots externe klanten uit in de multifunctionele ruimtes. 
• Optimalisatie van de kantoorruimtes: Geen onnodige vierkante meters die nauwelijks gebruikt worden. Via ABW benut je elke ruimte functioneel en optimaal.

Belangrijke lessen voor jouw kantoorreorganisatie

Ben je van plan om je werkplek te vernieuwen? Dit zijn de belangrijkste inzichten uit het Larcier Intersentia-project: 

1. Luister naar je medewerkers: verzamel feedback en betrek hen actief bij de veranderingen. 
2. Plan voor de lange termijn: een toekomstbestendig ontwerp voorkomt dat je na een paar jaar alweer moet aanpassen. 
3. Vergeet changemanagement niet: het begeleiden van medewerkers door het veranderingsproces is net zo belangrijk als het ontwerp zelf. 
4. Gebruik tools en data: meet hoe de nieuwe werkplek presteert en stuur bij waar nodig. 
5. Schakel een expert in om je in dit proces te begeleiden: hoewel de voordelen van Activitybased working glashelder zijn, is de implementatie complex en vraagt het om een doordachte aanpak. 

Kan je niet wachten om eraan te beginnen? Deze blog bereidt je stap voor stap voor op een toekomstgerichte werkomgeving.

Vertrouwen op een expert in workplace- en facility management

Een ervaren partner zoals Meliopus brengt kennis en praktijkervaring mee. Ze analyseren jouw huidige situatie en vertalen dit naar een oplossing op maat van jouw organisatie. Via workshops en bevragingen nemen ze je medewerkers mee in het ontwerp en de realisatie. Dit creëert draagvlak en voorkomt weerstand tegen de veranderingen waardoor je medewerkers met plezier aan boord blijven. Een externe partner kijkt veel verder dan enkel en alleen een mooie werkplek. Hij denkt na over een flexibel ontwerp dat bestand is tegen de uitdagingen van de komende 10 tot 15 jaar. Bovendien behoud jij gedurende het hele traject de focus op jouw corebusiness. Je workplace-expert bewaakt de timing en stroomlijnt de communicatie tussen alle betrokken partijen.  

Meliopus staat klaar om ook jouw bedrijf te helpen met activitybased working of andere vragen op het vlak van strategie, werkplekervaring of facilitymanagement.