Van curatief naar preventief technisch beheer bij Ubiway
Er is preventief en curatief onderhoud. Wie weinig aan preventie doet, heeft meer curatieve acties nodig. Al brengen die laatste vaak hogere kosten en bijkomende ongemakken met zich mee. Om dit proces voor Ubiway efficiënter en kosteneffectiever te maken, schakelde de retailspecialist Meliopus in. Onze missie? Een preventief onderhoudsplan ontwikkelen dat problemen voorkomt in plaats van achter de feiten aan te hollen.
De klant:
Ubiway is gespecialiseerd in het uitbaten van kleine shops en persdistributie. Het beheert een netwerk van ongeveer 170 winkels waaronder de merken Press Shop, Relay, Hubiz en Ubi. Klanten kunnen er terecht voor kranten, tijdschriften, tabak, loterijproducten en diverse andere artikelen.
De opdracht:
Ubiway hanteerde in zijn verschillende winkels een eerder curatieve aanpak op het vlak van technisch beheer: er deed zich een probleem voor, ze reageerden erop. Daardoor brachten kleine problemen weleens veel grotere met zich mee en bovendien extra kosten. Dat besef leidde ertoe dat de retailer Meliopus inschakelde om voortaan meer in te zetten op preventief onderhoud. We namen hun workflow onder de loep en stelden op basis van een diepgaande analyse heel wat verbeterpunten voor.
Onze aanpak:
1/ Grondige data-analyse
Om de juiste verbeterpunten te identificeren, doken we diep in de beschikbare data van Ubiway’s ticketingsysteem. We onderzochten bijvoorbeeld welke problemen het vaakst voorkwamen, welke technische meldingen opdoken en waarom, en op welke vlakken preventief onderhoud de meeste impact zou hebben. Deze analyse bracht niet alleen terugkerende technische problemen in kaart, maar toonde ook aan dat de grootste kostenpost vaak de verplaatsingen van techniekers waren.
2/ Slimme planning en segmentatie
Meliopus ontwikkelde een onderhoudsstrategie waarbij winkels gesegmenteerd werden op basis van grootte, ligging (shoppingcenter, stadsomgeving, …) en historische onderhoudsbehoeften. Dit leidde tot een geoptimaliseerde onderhoudsfrequentie per locatie. Een specifieke winkel krijgt nu bijvoorbeeld om de 6 weken een preventieve check-up. Een technieker voert dan niet alleen nodige controles uit, maar pakt meteen ook alle openstaande tickets aan. Dit reduceert het aantal losse interventies en dus ook de transportkosten.
3/ Samenwerking en optimalisatie
We werkten nauw samen met zowel Ubiway als met hun technische supplier. Samen simuleerden we de nieuwe workflow, zetten deze in productie en volgden de resultaten nauwgezet op. Door continue bijsturing werd de efficiëntie van het systeem steeds beter.
Het resultaat:
In alle Ubiway filialen – dat zijn er meer dan 100 – hanteert de retailer intussen een preventieve aanpak. Het resultaat? Meer controle, minder kosten. De optimalisatieoefening bracht namelijk een cruciaal inzicht aan het licht: preventief onderhoud vergt een investering, maar levert op lange termijn veel voordelen op. Dit sluit aan bij het principe van Total Cost of Ownership (TCO): de werkelijke kosten van een machine of installatie zitten niet alleen in de aankoopprijs, maar ook in het onderhoud en de levensduur. Door preventief in te grijpen, vermijd je onverwachte herstellingen en vroegtijdige vervangingen.
Via gerichte preventieve acties bij Ubiway doen er zich intussen veel minder technische storingen voor, daalden de onderhoudskosten drastisch en is de energieverspilling en slijtage beperkt. Door een efficiëntere inzet van techniekers en betere werkprocessen ging bovendien het aantal onverwachte interventies naar beneden waardoor de werking van winkels minder wordt verstoord. Win-win, voor de klant en voor Ubiway.
