Een nieuwe werkplek voor Larcier-Intersentia

Stel, uw huurbaas zegt plots het huurcontract van uw werkplek op. De eerste reflex is wellicht meteen uw vastgoedmakelaar bellen. Maar hoe vindt u een werkplek die mee evolueert met uw manier van werken en organisatienoden? En welke impact heeft een verhuis op uw medewerkers? Dat zijn vragen waar we bij Meliopus graag mee aan de slag gaan. Want elke (noodgedwongen) verandering is ook een opportuniteit om het beter te doen. Daar is de case van Larcier-Intersentia een mooi voorbeeld van.

De klant

Als u juridische of fiscale informatie zoekt, is de kans groot dat u die bij Larcier-Intersentia vindt. Deze merkengroep is al meer dan 175 jaar dé referentie in België en Luxemburg voor juridische en fiscale expertise. Zo zijn ze gegroeid van een wetenschappelijke uitgeverij naar een kennispartner die academici en professionals via opleidingen, softwaretoepassingen en publicaties ondersteunt.

De opdracht

Terwijl we ons over de nationale huisvestingsstudie voor Larcier-Intersentia bogen, kwam er onverwacht nieuws uit Mortsel. De eigenaar van het bedrijfspand had besloten het contract te ontbinden. Binnen de 9 maanden moest het team in Mortsel naar een nieuwe werkplek verhuizen. Geen tijd te verliezen dus. Wij gingen de uitdaging aan om een site te vinden die nog beter aan de huidige én toekomstige werkpleknoden van de organisatie voldeed.

Onze aanpak

1 | Analyseren en definiëren

De zoektocht naar de juiste werkplek staat of valt met een grondige vooranalyse van de organisatiebehoeften. Zelfs met een strakke deadline in het achterhoofd. Een greep uit de studies die we voor Larcier-Intersentia Mortsel deden:

· Employee survey: we peilden naar de houding van de medewerkers tegenover de huidige werkplek en naar hun behoeften en verlangens voor de toekomstige.
· Activiteitsprofielanalyse: we onderzochten welke (en in welke mate) activiteiten op kantoor werden uitgeoefend.
· Occupancy survey: we trackten twee weken lang de aanwezigheidsgraad op kantoor en brachten in kaart hoe het gebruik was van werkplekken, vergaderzalen en andere zones.
· Mobiliteitsstudie: welke impact heeft een verhuis op de woon-werkverplaatsingen van de mensen die naar kantoor komen? Daar maakten we voor iedere medewerker een inschatting van.

Met die inzichten als leidraad, stelden we een Programma van Eisen op. We bepaalden de vereiste oppervlakte en definieerden de kwalitatieve voorwaarden van het nieuwe gebouw.

2 | Lokaliseren en realiseren

Dankzij het uitgebreide vooronderzoek en Programma van Eisen, konden we onze zoekopdracht maximaal verfijnen. En dat loonde! We kwamen uit bij een kantoorgebouw in Berchem en pasten de werkplek volledig aan de organisatienoden aan. De klant koos ervoor naar een systeem van

activiteitsgerelateerd flexwerken om te schakelen. Daarbij stemden we de fysieke werkomgeving volledig af op hun diverse activiteiten en flexibele manier van werken. Denk aan stiltezones, informele zones, vergaderruimtes, een koffiehoek, … Ook identiteit speelde een belangrijke rol bij de inrichting. Zo wilde Larcier-Intersentia af van haar ‘stoffige’ uitgeversimago en inzetten op een dynamische, inspirerende uitstraling. Het resultaat spreekt voor zich!

3 | Evalueren en optimaliseren

Last but not least: changemanagement. Een verhuis is maar succesvol als iedereen aan boord is én blijft. Om te kijken hoe de medewerkers deze verandering ervoeren, namen we een tweede employer survey af. Daarnaast deden we met het hele team een werkplekspel, waarbij we de verwachtingen en het gedrag van collega’s bespreekbaar maakten. Daaruit bleek dat er nood was aan een feedbackcultuur. En dat is niet onlogisch. Zo vraagt een flexibele werkomgeving – met meer gedeelde ruimtes – om goede afspraken en een gezonde dosis assertiviteit.

Het resultaat

De verhuis werd met succes binnen de negen maanden gerealiseerd. De evaluatiesurvey loog er niet om: de algemene tevredenheid kende een enorme stijging. De nieuwe werkplek scoorde niet alleen beter op mobiliteit en beleving, maar leverde ook een hechter teamgevoel op. Bonus: dankzij de verhuis naar het kantoor in Berchem werd een oppervlaktereductie van maar liefst 35 % gerealiseerd. Mission accomplished!