Verhuizen of renoveren: wat heeft jouw bedrijf nodig?

Heb je meer personeelsleden dan werkplekken? Is je infrastructuur blijven hangen in de jaren80? Of heb je een nieuwe regio bereikt met je activiteiten? Dan is jouw bedrijf aan eenreorganisatie toe. Maar verhuis je of ga je verbouwen? Meliopus helpt je op weg.

Wanneer is de reorganisatie van je kantooromgeving nodig?

Bedrijven zijn continu in evolutie. Werknemers komen en gaan, processen worden geüpdatet, de workflow wordt efficiënter, je integreert meer digitalisering op de werkvloer, de verwachtingen van je personeel en bezoekers veranderen, je voert een rebranding door, … Het zijn allemaal redenen om je kantoorruimte op de gewijzigde situatie af te stemmen. Want een optimale werkomgeving leidt tot een maximale productiviteit, dat weten we bij Meliopus al langer dan vandaag.

Waarmee rekening houden bij de keuze tussen een renovatie of verhuis?

Misschien lukt het je om je bestaande kantoor een upgrade te geven, soms is verhuizen naar een nieuwe locatie een betere keuze. Hoe weet je wat te doen?

Neem volgende tips zeker mee bij je overweging:

• Heb je te weinig plaats voor je bestaande personeel? Dan is een nieuwe, grotere locatie verstandig. Tenzij je heel sterk inzet op activiteitsgerichte flexwerkplekken, net als ons. Al vergt ook dat een grote mindshift en de nodige structurele aanpassingen.
  
• Dreigen de kosten voor een intensieve verbouwing heel hoog op te lopen? Verken dan zeker de piste van een verhuis. Soms is van scratch herbeginnen tijds- en kostenefficiënter dan een volledige make-over. 

• Hou rekening met de impact van een verbouwing op je eigen werking. Misschien kan je tijdelijk uitwijken tijdens de werkzaamheden of in je oude gebouw vertoeven terwijl de inrichting van je nieuwe werkplek plaatsvindt. Hiervoor moet je de renovatiewerken verstandig faseren en je personeel voorbereiden op en begeleiden bij het traject. 

• Bevraag je personeel en betrek hen bij je keuze. Door hen in het veranderingsproces te begeleiden, creëer je samen een ideale, duurzame werkplek waar iedereen efficiënt en tevreden kan werken. 

• Verzamel essentiële data om je keuze te staven. Werkt het merendeel van je personeel van thuis of hebben ze een vaste werkplek op kantoor nodig? In welke mate worden videomeetings ingelast en is daarvoor de vereiste infrastructuur voorzien? Hoeveel vergaderruimtes zijn er nodig en hoe groot moeten die zijn? Door een grondige huisvestingsstudie of werkplekanalyse te maken, krijg je een goed zicht op de noden. 

Ook deze zaken zijn belangrijk om mee rekening te houden: ben je heel tevreden over je huidige locatie? Heb je een goede deal voor je huurcontract? Bezitten je onderneming en het team de nodige flexibiliteit om zich aan te passen en veranderingen op te vangen? Schakel een expert zoals Meliopus in, die je op weg helpt om al je vragen te beantwoorden. Zo voerden we voor BMW een dergelijke stay-or-leavestudie uit. Laat je inspireren. 

Is verhuizen duurder dan renoveren?

Op deze vraag kunnen we niet gewoon ja of nee antwoorden. We haalden het hierboven al aan, soms is helemaal van 0 beginnen meer rendabel dan je hele hebben en houden te reorganiseren. De kosten van een renovatie lopen snel op, zeker als er bergen werk verzet moeten worden. Overweeg wat op de lange termijn het meest voordelig is. Denk hierbij aan huurkosten, mogelijke stilstand van je productie of werking, verhuiskosten, renovaties en reparaties, …   

Een grondige werkplekanalyse zal de belangrijkste veranderingen voor je bedrijf en mensen prioriteren en je een duidelijk beeld geven van het te verwachten rendement op de korte en de lange termijn. Deze oefening deden wij onder andere voor Larcier-Intersentia. 

Een te groot of te klein kantoor: wat zijn de opties?

Heb je ruimte over in je kantoorgebouw? Overweeg dan om (een deel van) je kantoor te verhuren. Dat brengt niet alleen boeiende samenwerkingsmogelijkheden met zich mee, het levert ook financiële voordelen op. 

Is je kantoor te klein? Denk dan zeker na over activiteitsgericht flexwerk, externe co-working oplossingen of plan een nieuwe, logischere kantoorindeling in.  

Wat zijn de nadelen van verbouwen?

• In je huidige locatie kan je wellicht moeilijk alle dromen op het vlak van ontwerp en indeling realiseren. 
• Je werking ondervindt heel wat hinder van de werkzaamheden. 
• Er duiken vaak onvoorziene kosten op waardoor je keer op keer je plannen moet herzien.

Wat zijn de nadelen van renoveren?

• Het kan zijn dat je personeel verliest doordat een nieuwe locatie hen niet goed uitkomt. 
• Een gloednieuwe werkplek vergt heel wat aanpassing. 
• Je nieuwe adres brengt extra administratieve lasten met zich mee.

Conclusie

De keuze om je kantoorruimte te renoveren of te verhuizen, gaat niet over een nacht ijs. Je beslissing hangt af van je budget, de omvang van de vereiste veranderingen en de voorkeuren van je personeel.  

Meliopus is gespecialiseerd in het oplossen van deze vraagstukken. Van het bepalen van een strategie tot een veilige begeleiding in het veranderingsproces, onze experts staan voor je klaar.