Changemanagement bij personeel als voorbereiding op verhuis

Meliopus werkt aan een heuse omnibus in het kader van de huisvestingsstudie voor Larcier-Intersentia. In de vorige hoofdstukken hadden we het over de noodgedwongen zoektocht naar een nieuwe werkplek. Vervolgens over Meliopus’ masterplan voor de inrichting van Larcier-Intersentia’s nieuwe stek. Tijd voor hoofdstuk 4: de manier waarop we het personeel klaarstoomden voor de grote verandering: de verhuis naar Berchem.

De klant

Als je juridische of fiscale informatie zoekt, is de kans groot dat je die bij Larcier-Intersentia vindt. Deze merkengroep is ruim 175 jaar de referentie in België en Luxemburg op het vlak van juridische en fiscale expertise. Het bedrijf groeide van een wetenschappelijke uitgeverij uit tot een kennispartner die academici en professionals via opleidingen, softwaretoepassingen en publicaties ondersteunt.

De opdracht

10 maanden lang bereidde Meliopus het personeel van Larcier-Intersentia voor op de verhuis naar het nieuwe kantoor en de nieuwe manier van werken. De rode draad in dit verhaal? Op een ontspannen maar effectieve manier komaf maken met de heersende bureaucratie en via uitwisseling tot een gedragen beleid komen rond activiteitgericht flexwerken. Niet alleen de individuele personeelsleden werden voorbereid, de hele organisatiecultuur werd onder de loep genomen en gefinetuned met het oog op de toekomst.

Onze aanpak

1 | Weg met de papieren tijger

Onder het vorige beleid werkte Larcier-Intersentia voornamelijk op papier. De nieuwe CEO gooit het roer op dat vlak helemaal om en schakelt over op digitale tools. In de nieuwe kantoren is bovendien veel minder opslagruimte waardoor de berg papierwerk onvermijdelijk weggewerkt moest worden. Meliopus nam het inventariseren van alle paperassen voor zijn rekening. Op basis van die inventaris kwamen we in overleg met de directie en het personeel tot een gezamenlijke guideline over wat wel of niet behouden moest blijven. Daarna begon het leuke werk: opruimen. We maakten visueel zichtbaar welke kasten leeg waren en hielden percentages bij per team of afdeling over het aantal opgeruimde materialen. Daardoor ontstond een gezonde competitiedrang en een enorme motivatie binnen het team om de klus te klaren. De duidelijke afspraken en gedragen toekomstvisie hielpen om met zorg en een positieve drive de mindshift te maken.

2 | Werkplekspel voor optimale bedrijfscultuur

De ommezwaai naar een hybride werkvorm brengt vaak weerstand en conflicten met zich mee. Daarom organiseerde Meliopus met het hele team een werkplekspel. Op een creatieve en open manier debatteerden we over de verwachtingen en bezorgdheden. Daarin werd snel duidelijk dat mensen voorstellen of afspraken toch enigszins anders interpreteren. Die inzichten leidden tot een duidelijk afsprakenkader. Daarnaast oefenden we in groepjes van 10 à 15 personen technieken in om op een positieve manier feedback te geven en ontvangen. In een activiteitgerichte flexwerkomgeving is dat een essentiële vaardigheid.

3 | Van individu naar organisatie

Tijdens het traject, gericht op change binnen het team, kregen we van de CEO mooie complimenten. Zijn vertrouwen in onze aanpak bleek zo groot, dat we opnieuw onze scope mochten verbreden. Niet alleen de personeelsleden staan voor een grote verandering, het hele bedrijf is in beweging. Ook het management voelde de nood om de nieuwe bedrijfscultuur te definiëren. Meliopus werkte op 3 niveaus workshops uit: voor het management, voor leidinggevenden en voor 400 medewerkers van het bedrijf.

4 | De laatste loodjes

Vlak voor de verhuis organiseerde Meliopus een infodag in de nieuwe vestiging. We voorzagen diverse hoeken met extra uitleg en mensen kregen de kans om ter plekke vragen te stellen of bezorgdheden te uiten. Door het personeel intensief voor te bereiden en te begeleiden tijdens deze overstap, voelden de enorme veranderingen veilig en vertrouwd aan.

Het resultaat

Uit een personeelspeiling die Meliopus op het eind van dit traject uitvoerde, bleek een enorme tevredenheid. Het merendeel van de medewerkers gaf aan te willen verhuizen en zich er klaar voor te voelen. Dit intensieve maar enorm waardevolle traject voor Larcier-Intersentia bewijst het belang van changemanagement bij een verhuis. Het is vaak een heel praktische organisatie waarbij de menselijke factor vergeten wordt. Nochtans draagt het bij aan meer werkcomfort en tevredenheid bij het personeel. Changemanagement is een investering die je dubbel en dik terugverdient.