Projectportfoliomanagement en projectmethodologie bij Brussels Expo

Is uw infrastructuur aan een uitgebreide renovatie toe? Bezint eer ge begint! Een projectplan biedt houvast in welke to-do’s prioriteit krijgen en welke resources er voor de realisatie nodig zijn. Brussels Expo vroeg Meliopus als facility partner voor de optimalisatie van hun Tentoonstellingspaleizen. Wij namen het projectportfoliomanagement voor onze rekening en tekenden een projectmethodologie uit op maat van de klant.

De klant

Brussels Expo Group is een ronkende naam in de eventsector. Met een honderdtal evenementen en zo’n twee miljoen bezoekers per jaar, zijn ze een belangrijke culturele, commerciële en recreatieve trekpleister in België. Naast de majestueuze Tentoonstellingspaleizen, horen ook Paleis 12, de Magdalenazaal en het Paleizenplein in centrum Brussel bij hun indrukwekkende vastgoedportfolio.

De opdracht

De Tentoonstellingspaleizen zijn absolute eyecatchers maar waren tot enkele jaren terug erg verouderd. Om hun infrastructuur te moderniseren, beschikte Brussels Expo over een lijvig renovatiebudget. Daarentegen hadden ze niet de juiste specialisaties in huis om de vele facilitaire uitdagingen op een gestructureerde manier aan te pakken. Ze zochten dus een facility partner die de nodige competentie, capaciteit en neutraliteit aan de dag kon leggen.

Onze aanpak

1 | Projectportfoliobeheer

Wat zijn de prioriteiten?
De eerste stap was een technisch bouwkundige scan van onder meer het comfort, de veiligheid en de wettelijke conformiteit van het gebouw. We kwamen tot meer dan tweehonderd to-do’s. Om te weten welke projecten voorrang verdienden, bedachten we een scoringssysteem met criteria zoals kostenbesparing en gebruiksvriendelijkheid. Het resultaat was een prioriteitenlijst van alle projecten.

Wat is er nodig voor ieder project?
Omdat er voor ieder project een andere aanpak was, maakten we een inschatting van de investering, ROI, doorlooptijd en het aantal manuren op het vlak van projectmanagement.

Hoe en met wie realiseren we deze projecten?
Na het voorbereidend werk, stelden we een roll-outplan op en zochten we de beste bouwpartners voor de projectrealisatie. We organiseerden wekelijks meetings om te garanderen dat ieder project on time, on budget, on scope en on quality (OTOBOSOQ) bleef. Voor enkele projecten fungeerde Meliopus ook als projectleider.

2 | Projectmethodologie

Om de organisatie de nodige handvaten te geven bij het beheren van al hun projecten, stelden we een projectmethodologie op. We gaven richtlijnen in de geschikte aanpak, rapportering en governance tools. Daarnaast brachten we meer structuur in hun dagelijks management via enkele processen en tools op maat.

Het resultaat

De Tentoonstellingspaleizen kregen op technisch en energetisch niveau, maar ook op het gebied van comfort een enorme upgrade. De beurscomités en organisatie van Brussels Expo waren tevreden met de samenwerking en het resultaat.