Optimalisatie van kantoorindeling Eurocontrol
Te veel kantoorruimte, een verouderde werkpolicy die niet nageleefd werd en torenhoge kosten om half leegstaande gebouwen te blijven gebruiken: allesbehalve efficiënt. Daar was Eurocontrol zelf ook al aan uit, daarom schakelde de Europese luchtvaartorganisatie Meliopus in om de optimalisatiekansen in kaart te brengen en de organisatie opnieuw de goede richting uit te sturen.
De klant
De Europese organisatie voor de veiligheid van de luchtvaart, beter bekend als Eurocontrol, is een internationale organisatie die werkt aan een veilig en naadloos luchtverkeersbeheer in heel Europa. De organisatie telt 41 lidstaten en heeft zijn hoofdkantoor in Brussel. Eurocontrol onderhoudt relaties met belangrijke Europese en internationale luchtvaartpartners, zoals het nationale leger, de NAVO en relevante EU-entiteiten. Het is het centrale punt voor (civiel-)militaire samenwerking en test nieuwe mogelijkheden uit voor een veilige, efficiënte en duurzame Europese luchtvaart.
De opdracht
Het hoofdkantoor van Eurocontrol in Evere, bestaande uit 3 verschillende gebouwen, was te groot voor zijn werking. Die werking was bovendien nog gestoeld op een eerder ouderwetse en hiërarchische policy die niet meer beantwoordde aan de huidige tendensen op het vlak van kantoorwerk. Eurocontrol schakelde Meliopus in om te onderzoeken hoe de kantoren efficiënter ingedeeld konden worden en op welke domeinen – personeel, activiteiten, financiën – de reorganisatie een positief effect kon hebben.
Onze aanpak
1) Uitvoeren van een kwalitatieve As is-analyse
Voor we een inschatting konden maken van de processen of locaties die een optimalisatie verdienden, was een goed zicht op de huidige indeling en manier van werken noodzakelijk. We verdiepten ons onder andere in
- de bestaande werkplekpolicy,
- het verzamelen van data over het aantal medewerkers en hun functies,
- het oplijsten van de soorten taken,
- de beschikbare en gebruikte oppervlakte,
- het in kaart brengen van de diverse kosten, inkomsten en uitgaven van de verschillende gebouwen.
Al deze informatie legden we naast de resultaten van een eerder uitgevoerde audit en vergeleken we met soortgelijke overheidsinstellingen. De conclusie van het onderzoek was heel duidelijk: de kantoren van Eurocontrol zijn niet aantrekkelijk, niet efficiënt, niet coöperatief en zeer duur.
2) Personeel bevragen
Tijdens het vooronderzoek gingen we ook in gesprek met het personeel en de directie om te achterhalen wat voor de werknemers belangrijke voorwaarden waren om hun werk en kantoorbeleving te optimaliseren. Want behalve logistieke en financiële optimalisatie, is zeker ook het bevorderen van het welbevinden van het personeel een essentieel doel. Een van de belangrijkste ergernissen was de verouderde workpolicy. Die was zeer hiërarchisch en compleet achterhaald, zelfs al werd die helemaal niet consequent opgevolgd. Deze waardevolle feedback namen we mee bij het uitwerken van verschillende scenario’s.
3) Uitwerken verschillende scenario’s
Op basis van de As is-analyse en de gesprekken met het personeel werkten we 3 scenario’s uit, van minder ingrijpend naar een complete ommezwaai. Het eerste scenario ging uit van een update en vereenvoudiging van de bestaande policy op voorwaarde dat de policy accuraat toegepast werd. Daarbij werden de huidige oppervlakte en kantoorindeling behouden, maar de duidelijkheid zou de efficiëntie en het welbevinden bevorderen. Het tweede scenario ging iets meer uit van een gedeeltelijke open workspace. In dit scenario kwam 6.000 tot 9.000 vierkante meter kantoorruimte vrij. De aanpassingen zouden een investering van 2.1 miljoen euro vragen. Ten slotte werkten we een derde activity based-scenario uit. In dit scenario konden we 1 kantoorgebouw volledig leegmaken met een investering van 4.6 miljoen euro. We onderzochten ook de piste om het leeggemaakte gebouw onder te verhuren, maar gezien de strikte veiligheidsnormen op de site was dit niet mogelijk.
4) Proof of concept voorstellen
We stelden de verschillende scenario’s voor aan Eurocontrol en lichtten daarbij de voor- en nadelen toe, gebaseerd op concrete data uit ons onderzoek. Daarop werd beslist om een proof of concept uit te werken van scenario 3 richting een activiteitgerichte werkplek.
Het resultaat
Na het uitwerken van een proof of concept van een activity based kantoorinrichting, was het vervolg helemaal in handen van Eurocontrol. Zij gingen hier verder mee aan de slag via het uitschrijven van een aanbesteding, zoals gebruikelijk bij overheden. Meliopus was daarna niet meer betrokken bij deze opdracht, maar we hebben wel een mooie basis gelegd om op verder te bouwen.