Zo creëer je een toekomstgerichte kantoorindeling

Het tijdperk waarin elke persoon zijn eigen toegewezen bureau gedurende 5 dagen per week bemande, ligt – gelukkig – achter ons. De transitie naar hybride werkvormen is voor tal van bedrijven nog aan de gang en ook op het vlak van duurzaamheid en digitalisering vinden heel wat ingrepen plaats. Dit alles heeft een impact op onze manier van werken, maar voor bedrijven vooral ook op de inrichting van onze werkplekken. Met deze tips creëer je een langetermijnstrategie voor een toekomstgerichte kantoorruimte.

Stap 1: bepaal de waarden en behoeften van je organisatie

Weten hoe en waarom je bedrijf verandert, is de eerste stap wanneer je een herinrichting van je kantoor overweegt. Door deze veranderingen in kaart te brengen, neem je datagebaseerde beslissingen die zinvol zijn en een positieve impact hebben op je werking en je personeel. Mogelijke beweegredenen kunnen zijn:

Organisatorisch:

• Er is meer of minder personeel.
• Er vindt een organisatorische herstructurering plaats.
• Je streeft duurzaamheidsdoelen na.
• Je wil de productiviteit optimaliseren.
• Je breidt uit naar nieuwe markten.
• Je kantoor moet in lijn zijn met je merk of huisstijl.

Mensen:

• Je personeel voert op kantoor taken uit die ze niet van thuis uit kunnen.
• Je wil nieuwe talenten aantrekken.
• Jouw medewerkers hebben uiteenlopende of gewijzigde noden en verwachtingen.
• Je wil een optimale werkervaring bieden.
• Je wil diverse teams efficiënt laten samenwerkingen.

Financieel:

• Je wil overheadkosten zoals huur, nutsvoorzieningen of onderhoud verminderen.
• Je wil efficiëntere processen.
• Je wil genieten van een lagere huur- of vastgoedprijs op een nieuwe locatie.

Stap 2: maak een ruimteanalyse

Bij een werkplekanalyse verzamel je relevante gegevens over de verschillende kantoorruimtes op het vlak van bezettingspatronen, verkeersstromen en soorten activiteiten. Door deze gegevens te analyseren, komen de kosten per persoon van elke ruimte aan het licht, stel je de huidige ruimtetoewijzing in vraag en identificeer je manieren om de efficiëntie, je persoonstevredenheid en het bedrijfssucces te verbeteren.

Dit kan je onder andere doen via fysieke rondleidingen, het uitlezen van ruimtesensoren of badgegevens, met wifi-tracking en door een analyse van boekingssystemen en werkroosters.

Meliopus deed een uitgebreide huisvestingsstudie voor Larcier-Intersentia.

Stap 3: vraag je medewerkers om feedback

Opgelegde veranderingen leiden in veel gevallen tot slechte keuzes en misnoegde medewerkers. Gelukkig is ook de tijd dat belangrijke beslissingen achter gesloten deuren werden genomen achter de rug. De ervaring leert ons dat co-creatieve processen leiden tot meer doelgerichte beslissingen en successen op de lange termijn. Door via interviews, enquêtes, workshops of suggestieboxen input van medewerkers te verzamelen en hiermee rekening te houden in de veranderingen, heeft je project gegarandeerd meer kans op slagen.

Om te vermijden dat het blijft bij loze ideeën, zet je best in op changemanagement om je personeel actief te betrekken en begeleiden in het volledige veranderingsproces. Net als in het Larcier-Intersentia-verhaal.

Stap 4: kies voor een dynamisch ontwerp

De belangrijkste les van vandaag is misschien wel deze: een werkplek kan maar duurzaam zijn als die flexibel en aanpasbaar is. Het gebruik van diverse technologieën en realtime gegevens stelt bedrijven meer en meer in staat om tijdig strategische oplossingen te creëren. Zo anticiperen ze flexibel op de veranderende behoeften in de werking of binnen het personeel. Denk bijvoorbeeld aan flexwerkplekken, multifunctionele ruimtes of modulair meubilair.

Je kantoorruimte doelgericht indelen

Hoewel een kantoor niet meteen klinkt als de meest sexy bestemming, brengen heel wat medewerkers er toch een groot deel van hun dag door. De werkomgeving moet dus een ruimte zijn waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, maar vooral waar mensen graag naartoe komen. Dat betekent:

• zich er veilig en comfortabel voelen
• er de activiteiten kunnen uitvoeren die van hen verwacht worden
• er terechtkunnen op de vereiste tijdstippen
• er zowel kunnen focussen als ontspannen

Een weloverwogen kantoorindeling is cruciaal voor de toekomst van je onderneming. Schakel daarom een expert in die je bij dit traject begeleidt. Meliopus’ werkplekstrategen staan klaar met raad en daad.