Duurzame kantoorinrichting bij Vandelanotte Doornik

Hoe evolueert u naar een slimme workspace aangepast aan uw bedrijfsnoden? De new way of working is stilaan voorbijgestreefd en ontwikkelt zich tot een bedrijfsafhankelijk model. Een kantoor 100 % op maat van uw activiteiten en medewerkers. Het accountancy- en auditkantoor Vandelanotte in Doornik investeerde in een duurzame kantoorinrichting en deed voor de design en build een beroep op de expertise van Meliopus.

De klant

Zeg niet zomaar boekhoudkantoor tegen Vandelanotte. Om ondernemers een 360°-aanpak te bieden, versterken fiscale, economische en juridische experten het team. In België – en sinds kort ook in Frankrijk – staat Vandelanotte bekend om hun persoonlijke en proactieve werkwijze. Die succesformule bracht hen in de top tien van beste accountant- en auditkantoren in België.

De opdracht

Vandelanotte wou inzetten op een aangename werkomgeving met meer ruimte voor coworking en extra vergaderplekken voor zowel grote als kleine groepen. Daarnaast was er nood aan een receptie met wachtzone en een afsluitbare gang om het lawaai op kantoor tot een minimum te beperken. Er was zo’n 400 m² beschikbare kantoorruimte om te renoveren.

Onze aanpak

1 | Inspireren & budgetteren

Aangezien iedere kantoorinrichting op maat van de klant is, brachten we eerst de noden en het budget in kaart. Hoe werken ze en welke indelingen waren er nodig? Welke kantoorsfeer willen ze uitstralen? Dat waren de centrale vragen in de designfase. Nadat we groen licht kregen voor ons plan en onze offerte, ging onze interieurarchitecte aan de slag om het ontwerp in detail uit te werken. We regelden stalen bij fabrikanten en visualiseerde onze ideeën in 3D renders.

2 | Contracteren & valideren

We vroegen offertes op bij aannemers en koppelden transparant terug bij Vandelanotte. Elke twee weken organiseerden we een steering committee om de stand van zaken te bespreken. Was er een prijswijziging? Dan motiveerden we de reden en vroegen hen de nieuwe prijs te valideren. Iedere vergadering werd intern voorbereid. Dat deden we om nieuwe medewerkers in het project te betrekken en hen wegwijs te maken in onze werkwijze.

3 | Evalueren & perfectioneren

Bij de oplevering deden we een uitvoerige projectevaluatie en vergeleken we het resultaat met de renders. De gelijkenis was erg treffend. En ook nadien kon Vandelanotte op Meliopus rekenen. We bleven stand-by voor vragen en verzorgden de verdere opvolging zoals de elektriciteitskeuring.

4 | Coördineren & realiseren

Gedurende het hele bouwproces fungeerde Meliopus als aanspreekpunt. Eén keer per week brachten we alle aannemers samen op een werfvergadering. Via de steering committees hielden we de klant op de hoogte van de progressie. Het nauw contact en de transparante communicatie met de klant zijn één van onze belangrijkste speerpunten.

Het resultaat

Het project werd binnen de afgesproken termijn van 6,5 maanden gefinaliseerd. Aan alle vragen van de klant werd voldaan zowel qua inrichting als de indeling. Om Vandelanotte te ondersteunen in hun less paper policy, maakten we via tussenwanden een aparte print- en afvalzone. Ook deden we een volledige clean-up van gedateerde documenten en verplaatsen we de dossierkasten naar een afgescheiden gang. Hierdoor konden we extra vergaderplekken creëren en was er meer ruimte voor een harmonieuze coworking met bureau-eilanden.