Chelsea

De klant

Als u juridische of fiscale informatie zoekt, is de kans groot dat u die bij Larcier-Intersentia vindt. Deze merkengroep is al meer dan 175 jaar dé referentie in België en Luxemburg voor juridische en fiscale expertise. Zo zijn ze gegroeid van een wetenschappelijke uitgeverij naar een kennispartner die academici en professionals via opleidingen, softwaretoepassingen en publicaties ondersteunt.

De opdracht

De toenemende digitalisering zorgde voor een aardverschuiving op de uitgeversmarkt. En dat gold evenzeer voor Larcier-Intersentia. Daarbij rees de vraag of hun kantoren nog wel met hun nieuwe manier van werken correspondeerden. Meliopus beet zich in het vraagstuk vast met een nationale huisvestingsstudie van hun vijf kantoren. Het doel? Een nieuwe werkplekstrategie ontwikkelen en die – in een tweede fase – implementeren.

Onze aanpak

1 | Drie centrale vragen, drie strategische workshops

Hoe ziet Larcier-Intersentia er over 15 à 20 jaar uit? #Reflecteren

Rekening houdend met renovaties en verhuizingen, duurt het vaak enkele jaren vooraleer een organisatie de nieuwe werkplek kan betrekken. Daarom is het belangrijk dat de werkomgeving ook na de implementatieperiode nog aan de strategische noden voldoet.

Hoe ziet je gedroomde werkomgeving eruit? #Fantaseren

In deze workshop lieten we de fantasie de vrije loop en zoomden we in op de wensen van de klant. Voor Larcier-Intersentia was dat bijvoorbeeld een klantenzone met bookshop en koffiehoek waar ook workshops konden doorgaan.

Hoe maken we dat nu concreet? #Consolideren

Tijd om te landen! In de laatste workshop grepen we terug naar de noden en maakten we de vertaalslag naar de fysieke werkplek.

2 | Research

Naast de visie van het management, was ook de input van de medewerkers essentieel om een zo breed mogelijk beeld van de werkpleknoden te krijgen. Daarom vond er een uitgebreide studiefase plaats met een breed meetinstrumentarium, waaronder een employee survey. Hierin peilden we onder meer naar de huidige manier van werken, de kantoorbeleving en de bereidheid om naar een nieuwe werkomgeving te verhuizen.

3 | Changetraject

Welke impact heeft een verhuis op de organisatie? Verandering brengt vragen en weerstand met zich mee. Er is flink wat tijd en luisterbereidheid nodig om tot een consensus te komen. Het grote voordeel van onze rol als externe partner is dat we daarin een neutrale positie innemen. Voor Larcier-Intersentia zijn we gestart met een terugkoppeling van de resultaten uit de surveys. Daaruit bleek een redelijk grote eensgezindheid over de huidige werkplekervaringen.

Het resultaat

Naar aanleiding van de huisvestingsstudie besloot Larcier-Intersentia de site in Gent te sluiten en naar een coworkingspace te verhuizen. Voor de vestigingen in Leuven en Louvain-La-Neuve bleek een fusie de beste oplossing. Om de kwalitatieve en kwantitatieve noden van het gebouw te definiëren, stelden we een Programma van Eisen op dat gevalideerd werd door de klant. Daar gaan we in de volgende fase verder mee aan de slag. Concreet zullen we een geschikte site zoeken, de nodige contracten onderhandelen, de herinrichting verzorgen en verder inzetten op changemangement. De ambitie is om tegen juni 2024 te verhuizen en een oppervlaktereductie van 45 % te realiseren. To be continued!

De klant

BMW Group is uitgegroeid tot een internationale referentie in elektrisch rijden. Door hoog in te zetten op technologische ontwikkeling, combineren ze duurzaamheid en exclusief design met superieur rijcomfort. In België beschikken ze over een ruim netwerk van zo’n 80 officiële dealers. De hoofdzetel van BMW Belux is in Bornem gelegen.

De opdracht

Naarmate BMW Belux groeide, breidde de site van Bornem uit en rees de vraag in welke mate de infrastructuur nog aan de uiteenlopende behoeften beantwoordde. Kan de site gerenoveerd worden of is een verhuis aan de orde? Wat is wenselijk en haalbaar? Op deze vragen formuleerde Meliopus een diepgaand antwoord met een stay or leave-studie. In tweede instantie wou BMW Belux de stap zetten naar activity based flexwork. Dit resulteerde in een haalbaarheidsstudie.

Onze aanpak

1 | Stay or Leave

Om de impact van een verhuis goed in kaart te brengen, zijn we met een uitvoerige mobiliteitsstudie en vastgoed-analyse gestart. Wat zou de ideale locatie zijn, hoe is het gesteld met de huidige gebouwen, wat zijn de sterktes/zwaktes en welke alternatieven zijn er. De verschillende uitkomsten hebben we vervolgens in meerdere scenario’s gegoten.

Dataverzameling

Elke mobiliteitsstudie vertrekt van een uitgebreide en toegankelijke database waarin alle stakeholders – van medewerkers tot trouwe klanten – zijn opgenomen. Deze databank omvat niet alleen een adressenlijst van de stakeholders, maar ook informatie over de vervoersmodi, de frequentie waarmee ze de site bezoeken en hun business value voor het bedrijf.

Data-analyse

Met de huidige situatie als startpunt, hebben we voor iedere stakeholder berekend wat de reistijd en het totaal aantal kilometers is. Die data konden we dan perfect vergelijken met geoptimaliseerde vervoersmodi en locaties. Maar ook andere scenario’s waren denkbaar, zoals de impact van een transformatie naar duurzame mobiliteitsoplossingen.

Rapportering

De resultaten werden overzichtelijk gepresenteerd via een kolommendiagram. Zo kon de klant per scenario in één oogopslag zien hoe de gemiddelde reistijd over de stakeholders verdeeld was. Opvallend: hoewel een verhuis voor het merendeel voordelig was, bleek een klein maar relevant percentage er enorm door benadeeld te worden. Om braindrain te vermijden, is het bij een stay or leave-studie ook belangrijk om rekening te houden met de gevolgen voor de key stakeholders.

Besluitvorming

Mobiliteit is voor veel professionals een doorslaggevende factor in hun jobkeuze. Daarom zaten we voorafgaand aan de presentatie met de key stakeholders samen om hun wensen te capteren en individuele oplossingen te bespreken.

2 | Haalbaarheidsstudie

Een nieuwe manier van werken vereist een aangepaste werkomgeving. Op vraag van de klant, onderzochten we hoe activity based flexwork best vertaald werd naar ruimte. De uitwerking van de businesscase ging zeer breed: van brainstormsessies met het c-level, naar een grondige vastgoedstudie tot een uitvoerige kwantitatieve analyse. Hierbij werd ook rekening gehouden met de voordelen, nadelen, opportuniteiten en risico’s op de lange termijn.

Het resultaat

Alle inzichten werden gebundeld in een omvattend rapport en gepresenteerd aan de klant. In een volgende fase kan Meliopus de klant ondersteunen bij de uitwerking van een scenario. Denk daarbij aan het uittekenen van een inrichtingsplan, de opmaak van de lastenboeken, het projectmanagement en de effectieve verhuis.

De klant

C&A is een wereldspeler op het gebied van fashionretail. Met meer dan 1575 vestigingen in Europa zijn ze één van de populairste kledingmerken van het moment. Winkelbeleving staat centraal. Iedere winkel heeft een uitnodigende look-and-feel en is erop gericht de keuze van de klant zo makkelijk mogelijk te maken. Die lijn trekken ze ook door naar hun online verhaal.

De opdracht

De opdracht voor C&A was tweeledig. In eerste instantie zochten ze een safety partner om hun safety policy te aligneren met alle wettelijke verplichtingen. Daarbij was het van belang de samenwerking met de preventieadviseur en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) te optimaliseren. Aangezien C&A voortdurend inspeelt op de behoeften van de markt, vernieuwen en verbreden ze regelmatig hun winkelportfolio. Toen de winkelketen haar facility activiteiten in Benelux besloot samen te voegen, kwam de vraag naar een gedelegeerd facilitymanager.

Onze aanpak

1 | Safety Policy

Bij het uitrollen van een safety policy zijn verschillende partijen betrokken. Wie welke verantwoordelijk draagt, is niet altijd duidelijk. Meliopus schoof aan tafel met C&A, de preventieadviseur en het CPBW, en stelde in samenspraak met alle partijen een duidelijke structuur op. Enerzijds waren er een aantal verantwoordelijkheden en rollen die door de wet werden voorgeschreven. Anderzijds hadden ze er natuurlijk alle baat bij om elkaars belangen te vertegenwoordigen. Meliopus legde de nodige expertise aan de dag en coachte alle partners naar een vlotte samenwerking.

2 | Gedelegeerd Facilitymanagement

C&A wil haar winkelaanbod flexibel laten mee evolueren met de noden van de klant. En daar hoort een stevige rebranding van de winkels bij. Projectmanager Jeroen begeleidde de verbouwingswerken van A tot Z en bood de nodige administratieve ondersteuning. Een strakke timing en een minimale overlast voor de klant waren key. Daarom werkten we volgens een lean aanpak. Om de winkel tijdens de afbraakwerken operationeel te houden, werd de ruimte opgedeeld in vier compartimenten en via een carrouselsysteem beetje bij beetje vernieuwd.

Het resultaat

Na afloop van de coaching, was er een duidelijk kader, wat de samenwerking tussen alle safety partijen een flinke boost gaf. Vandaag fungeert Meliopus nog steeds als facilitypartner voor het winkelvastgoed. Vanaf januari 2022 breiden we het facility team uit naar 4 projectmanagers die fulltime voor C&A zullen werken.

De klant

Een samenleving met gelijke kansen voor iedereen? Dat is de ambitie van het Agentschap voor Integratie en Inburgering (AgII). Het AgII is een fusie van verschillende diensten en organisaties gespecialiseerd in integratie, inburgering en oriëntatie van taallessen Nederlands. Als extern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse Overheid, bieden ze een krachtig antwoord op de groeiende uitdagingen op vlak van (taal)diversiteit.

De opdracht

De Vlaamse Overheid maakte voor al haar personeelsleden hybride werken mogelijk. Hierdoor kwam er heel wat kantoorcapaciteit vrij. Voor het AgII dé kans om haar lokale zetel en hoofkwartier in Brussel samen te voegen. Maar de huidige kantoren van het AgII waren aan renovatie toe en bleken dus niet geschikt als hybride werkomgeving. Meliopus onderzocht aan welke eisen hun nieuwe infrastructuur moest voldoen en deed een assessment van een potentieel nieuw kantoor.

Onze aanpak

1 | Exploreren: diepte-interviews met medewerkers

Het succes van hybride werken start in de hoofden van de medewerkers. Welke weerstand is er tegen het idee om te verhuizen? Wat vinden zij belangrijk? Om de buy-in van de medewerkers te bepalen, deden we diepte-interviews met onder meer hr, preventie en vorming & opleiding.

2 | Evalueren: assessment van het kantoorgebouw

Het AgII had een gebouw op het oog dat mogelijks geschikt was als hybride werkplek. We deden een uitvoerig assessment van de technische en spatiale vereisten, het huurcontract, … Zo kwamen we tot een topiclijst met aandachtspunten die het AgII aan de eigenaar van het pand kon voorleggen.

3 | Aligneren: bevragen van facility partners

Aangezien het AgII de overstap maakt naar een hybride kantoor is een herdefiniëring van het facility management aan de orde. Daarom schoven we aan tafel met de verschillende facility partners en brachten we hun belangen in kaart.

4 | Analyseren: scherpstellen van het space plan

Wat is er nodig om de overstap naar hybride werken te maken? We berekenden de kost van het project en verfijnden hun space plan.

5 | Rapporteren

Onze bevindingen bundelden we in een omvattend rapport en presenteerden we aan alle stakeholders van het AgII. We rapporteerden eerlijk over de troeven en risico’s van het project, en deelden onze aanbevelingen.

Het resultaat

Het onderzoek werd op 15 werkdagen uitgevoerd. Zo boden we het AgII op korte termijn meer inzicht in het project en voorzagen we een stevige structuur om op verder te bouwen. Op aanraden van Meliopus deed het AgII een nieuwe openbare aanbesteding voor de uitvoering van het project.

De klant

Van bibliotheken, naar historische sites tot de dienstencentra: Stad Gent ontvangt dagelijks tienduizenden bezoekers in haar vele gebouwen. Om de toegangscontrole in goede banen te leiden, gebruikten ze een waaier aan systemen, zoals badgelezers en sleutels.

De opdracht

Stad Gent wou voor al haar gebouwen naar één elektronisch toegangscontrolesysteem evolueren. In dit geval werd gekozen voor een badgesysteem. Meliopus werd aangesteld om een framework uit te werken en de implementatie van een pilootproject te begeleiden. De technische uitvoering gebeurde door Securitas.

Onze aanpak

1 | Het framework: analyseren en definiëren

Elk gebouw bestaat doorgaans uit verschillende soorten risicozones. Denk aan publiek toegankelijke onthaalruimtes of streng beveiligde serverlokalen. Om voor iedere zone de juiste beveiligingsgraad en -wijze te bepalen, zijn we vertrokken van een grondige risicoanalyse van alle gebouwen. Daarnaast hebben we alle achterliggende processen voor het badgesysteem uitgewerkt. Hoe gaat dit systeem precies in zijn werk? Hoe vraag je een badge aan? Wie is de contactpersoon? Wat gebeurt er als je je badge verliest? Die vragen werden uitvoerig behandeld in het procesdesign.

2 | Het pilootproject: implementeren & evalueren

Zodra er een duidelijke omkadering was, hebben we dit systeem samen met de veiligheidspartner in één van de gebouwen geïmplementeerd. Voor de configuratie van het toegangscontrolesysteem maakten we een logische opdeling tussen: persoonsgroepen (wie? Bijvoorbeeld: kantoorpersoneel, schoonmaakploeg, …), tijdsgroepen (wanneer? Bijvoorbeeld: kantoorbedienden krijgen enkel tussen 08.00 uur en 19.00 uur toegang tot het gebouw) en deurgroepen (waar? Bijvoorbeeld: de poetsploeg krijgt extra toegang tot het schoonmaaklokaal). Op die manier konden we ieder personeelslid vlot van een aangepaste badge voorzien.

Het resultaat

Dankzij het procesdesign kon Stad Gent vertrekken van een volledig uitgewerkt draaiboek om het badgesysteem in de praktijk te brengen. Het pilootproject voorzag de klant dan weer van de nodige knowhow om voor elk gebouw de juiste toegangscontrole te definiëren en de implementatie ervan te realiseren.

De klant

Trafic telt meer dan 90 winkels in België, Frankrijk en Luxemburg. Dankzij haar XXL-gamma van non-foodproducten en interessante aanbiedingen, is Trafic een echte hotspot voor huis-, tuin-, hobby- en modeliefhebbers.

De opdracht

De opdracht voor Trafic bestond uit twee grote luiken. In de eerste plaats was er behoefte aan een aantal strategische workshops met het directieteam om de organisatie- en werkpleknoden op korte en lange termijn in kaart te brengen. Die visie moest nadien vertaald worden naar een Programma van Eisen om de (functionele) vereisten van de werkplek te bepalen.

Onze aanpak

1 | Strategische workshops

Hoe ziet uw organisatie er over 20 jaar uit? Welke activiteiten zullen uitgebreid of net afgeslankt worden? Welke profielen zullen worden aangetrokken en wat hebben zij nodig om hun job uit te oefenen? Die vragen werden uitgebreid behandeld tijdens een aantal strategische workshops. Het doel van deze sessies was om stapsgewijs een gedeelde visie op hun toekomstige manier van werken te ontwikkelen. Op die manier verzekerden we dat de site ook enkele jaren na de verhuis nog aan de noden van de organisatie zou voldoen.

2 | Programma van Eisen

In het Programma van Eisen definieerden we wat er precies nodig was om de visie van het directieteam door te vertalen naar de praktijk. Concreet stelden we een lijst op van de kwaliteitseisen, berekenden we de noodzakelijke oppervlakte en tekenden we een gebouworganogram uit. Dat laatste is een visuele weergave van de organisatie van het gebouw en geeft inzicht in de flow voor gebruikers.

Het resultaat

Het Programma van Eisen vormde de ideale basis voor Trafic om de verhuis- en herinrichtingsplannen van hun administratieve zetel verder uit te rollen. Dankzij hun eensgezinde visie konden ze daarbij naar een duurzaam resultaat toewerken.