Een business case voor het blijvend kantoor

Als de afgelopen jaren ons één ding bijbrachten, dan is het wel dat een veel van onze jobs uitgevoerd kunnen worden van waar dan ook. Een goede internetverbinding is in principe het enige dat je nodig hebt om vanop afstand te werken. Is een leidinggevende die jou op kantoor verwacht dan gewoon vervelend en veeleisend, of zijn er toch nog voordelen om naar kantoor te gaan? Meliopus pleit voor een blijvend kantoor, hieronder lees je waarom.

Skippen naar de snelle tips en tricks? Kan ook! Scroll maar naar beneden…

(Voltijds) thuiswerken is niet voor iedereen een zegen…

… en kan zelfs als vloek ervaren worden. Hybride werkmogelijkheden hebben voor veel mensen een sterke invloed bij het kiezen van een nieuwe job. Toch hangt het succes van voltijds of grotendeels thuiswerken sterk af van individuele situaties. Als je ’s morgens je eerste vergadering van de dag van op afstand kan meevolgen, al sippend van een verse espresso achter het raam, terwijl je kinderen rustig in de tuin spelen, dan is het een ware zegen om van thuis te kunnen werken. Ben je daarentegen net afgestudeerd, woon je nog thuis met broers en zussen en heb je nog nooit je collega’s in levenden lijve ontmoet, dan is het een isolerende en moeilijk te plaatsen ervaring.  

Krantenkoppen en tijdschriften vertellen verder over niets anders dan de significante stijgingen in het aantal mensen met een burn-out en de nood aan deconnectie. Niet iedereen kan even goed om met variabele werktijden en de constante bereikbaarheid die de hybride werkcultuur met zich meebrengt. Het is daarom van groot belang hoe organisaties en bedrijven communiceren over gezamenlijke afspraken én mogelijke activiteiten op kantoor.  

Transparantie over aanwezigheid of gebeurtenissen

Want geef toe, niets is zo vervelend dan pendelen of filerijden naar het werk om daar slechts lege bureau’s en een achtergelaten koffiemok aan te treffen. Communicatietools bieden voor vele bedrijven een geschikte oplossing om ervoor te zorgen dat medewerkers weten wat er staat te gebeuren op kantoor, wie er aanwezig zal zijn en welke ruimtes ze kunnen gebruiken. Het creëren van transparantie zorgt er bovendien voor dat medewerkers hun eigen agenda op voorhand kunnen plannen, van vergaderingen en bedrijfsgerelateerde ontmoetingen, tot privéaangelegenheden. Zo wordt het kantoor opnieuw een plaats waar het productief werken is, in plaats van een ergernis. 

Betekenis, engagement en productiviteit

Behalve de stijgende lijn in burn-outs, worden ook termen als “quiet quitting” en “the Great Resignation” in recente media non-stop naar je hoofd geslingerd. De war for talent maakt het voor geen enkel bedrijf gemakkelijk om nog goede werkkrachten te vinden, maar ook het behouden van talent blijkt voor velen niet gemakkelijk. Medewerkers verlaten hun job, of doen alleen nog het broodnodige. Vaak niet om meer thuis te zijn of het wat rustiger aan te doen, maar wel omdat ze het gevoel hebben dat hun volledige potentieel niet wordt benut en dat ze een beter uitgeruste werkomgeving verdienen én die ook kunnen vinden.  

De sleutel tot het behouden van talent is het creëren van betekenisvol werk in een stimulerende werkplek. Geen grijze nokken meer, maar een aantrekkelijk kantoor dat activiteitsgerelateerd werken aanmoedigt. Je kan er verschillende soorten “werk” doen in verschillende zones, zoals bijvoorbeeld een concentratiezone, of een luide zone waarin gepraat kan worden. Door in zones te werken bevorder je trouwens niet alleen de productiviteit, maar ook het comfort van je medewerkers.  

Verder is “productiviteit” niet meer zo eenvoudig gedefinieerd als vroeger. Van thuis uit kan je misschien meer werk verzetten, maar is dit dan effectief productief en succesvol? Als leidinggevende is het belangrijk een oogje in het zeil te houden op het vlak van welzijn, connectie en samenwerking. Werk je vaak van thuis, zonder connectie met je collega’s, dan ben je bijvoorbeeld ook minder geneigd om hen uit de nood te helpen als er iets niet lukt. Daarnaast is de kans dat je eens de botten aantrekt waar nodig ook veel kleiner en ben je minder geneigd om je werkgever in een positief daglicht te zetten.  

3 conclusies die een blijvende aanwezigheid van het kantoor promoten 

Op kantoor komen werken is idealiter een keuze en geen opgelegd mandaat door je leidinggevende. Er zijn, bij een geschikte werkomgeving, meer dan genoeg voordelen voor medewerkers, van een sterkere band met je collega’s tot een gevoel van doelgerichtheid in je dagelijks werk. Als facility manager zorgen deze drie tips dat ook jouw collega’s graag naar kantoor (blijven) komen:  

• Ga er niet vanuit dat minder afleiding meer resultaat zal opleveren. Het creëren van een centrale hub waar mensen elkaar ontmoeten, van elkaar leren en samen innoveren, brengt op lange termijn veel meer op dan een prikkelvrije, stimulatieloze omgeving.  
• Productiviteit en aanwezigheid zijn niet aan elkaar gelinkt. Hoe lang iemand op een stoel zit, zegt niets over zijn of haar productiviteit. Verder zegt hoe vaak iemand op kantoor is ook helemaal niets over de resultaten die hij of zij oplevert. Wees transparant en communicatief in plaats van controlerend en bevelend over werktijden en aanwezigheden. 
• Maak geen arbitraire regels over thuis- en kantoorwerk. Geef medewerkers de kans om zelf beslissingen te maken. Komen ze niet naar kantoor? Dan is daar vaak een gegronde reden toe, waar je beter eerst naar polst vooraleer je met de vinger wijst.