Assetmanagement vereenvoudigt facilitair beheer Allianz
Kantoormeubilair, kasten, planten, schermen, koffiemachines, IT-apparatuur, … het zijn allemaal voorbeelden van werkplekgerichte assets, noodzakelijk voor efficiënt kantoorwerk. Jammer genoeg verdwijnt af en toe wel eens iets. Ook Allianz merkte op dat sommige aangekochte goederen op termijn onvindbaar waren. Via een doordacht assetmanagementsysteem met RFID-tags wil de groep zijn bezit efficiënter beheren. Meliopus stond hen hierin bij.
De klant
Allianz is een wereldleider in verzekeringen en vermogensbeheer. Met diensten zoals schade-, levens- en autoverzekeringen bedient het bedrijf ruim 100 miljoen klanten in 70 landen. Allianz staat bekend om zijn financiële stabiliteit, investeert in digitale innovatie en zet zich in voor duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
De opdracht
Zoals in heel wat bedrijven kampt ook Allianz af en toe met kantoormeubilair of bureaumateriaal dat pootjes krijgt. Denk aan stoelen die in andere lokalen terechtkomen, toetsenborden of speakers die verdwijnen. Niet alleen leidt dit tot inefficiëntie en frustraties op het werkvloer, het kost de groep onnodig extra geld. Daarom werkte Meliopus een assetmanagementsysteem uit om in een mum van tijd een overzicht te hebben over de aanwezige goederen in ieder lokaal. Zo heeft het bedrijf op elk moment een up-to-date inventaris, blijft de orde in de gebouwen beter bewaakt en beperken we het aantal diefstallen op de werkvloer.
Onze aanpak
1/ Organiseren en taggen
De eerste stap in dit proces was orde op zaken stellen. Wanneer alle kantoormeubilair aanwezig was en op de juiste plek stond, kreeg elke asset een RFID-tag. Dit is een klein label dat gebruikmaakt van radiogolven om gegevens draadloos over te brengen en te ontvangen. Elke tag bevat informatie over het specifieke object: Wat is het? Waar moet het staan? Hoe ziet het eruit? Mag het object het gebouw verlaten? Wanneer is onderhoud nodig? Vanop afstand kan je de tags uitlezen om hun locatie of status te bepalen.
2/ Inventaris digitaliseren
Aan de hand van de tags maakten we een digitale database op voor Allianz. Daarin kan de groep eenvoudig per ruimte bijhouden welke meubels, decoratie of apparatuur aanwezig moeten zijn. Door het uitlezen van de tags zien de beheerders in een oogopslag wat al dan niet ontbreekt, welke objecten foutief gelokaliseerd zijn en of er nieuwe, onbekende objecten in de ruimte staan. Het bespaart de organisatie enorm veel tijd en geld.
3/ Uitwerken diefstaldetectiesysteem
Ten slotte hielpen we Allianz bij het uitwerken van een detectiesysteem aan de uitgang om diefstal te voorkomen. Meliopus stond de groep bij met advies over het juridische en praktische aspect van een systeem dat de bewaking alarmeert wanneer objecten ongeoorloofd het gebouw verlaten. Zo wil Allianz het aantal diefstallen beperken alsook een krachtig beleid voeren tegen personeel dat hier misbruik van maakt.
Het resultaat
Meliopus voerde tot nu toe tweemaal een assetscreening uit om de inventaris te updaten. Hierna bezorgden we Allianz een overzicht van de nieuw aan te kopen goederen of objecten die aan vervanging of onderhoud toe zijn. Voor dit project gebruikten we een RFID-scanner. In de toekomst kunnen we daardoor snel en efficiënt nieuwe systemen opzetten en (mee)beheren. Denk bijvoorbeeld aan efficiënte en frequente controles van je brandveiligheidssystemen of aan stelselmatige kwaliteitscontroles. In combinatie met ons datawarehouse en Power BI creëren we in no time data gedreven inzichten over jouw bedrijf waardoor jij beter geïnformeerde beslissingen neemt over je functioneel en operationeel beheer.
