Analyse infrastructuur voor Agentschap voor Integratie en Inburgering
Sinds de steile opmars van thuiswerk, wil de Vlaamse Overheid evolueren naar een hybride werkomgeving. En dat vraagt om een grondige herdefiniëring van hun infrastructuur. Ook het Agentschap voor Integratie en Inburgering (AgII) begreep dit en schakelde de hulp in van Meliopus. In opdracht van het AgII deden we een studie naar een hybride werkplek en voerden we een assessment uit van een potentieel kantoorgebouw.
De klant
Een samenleving met gelijke kansen voor iedereen? Dat is de ambitie van het Agentschap voor Integratie en Inburgering (AgII). Het AgII is een fusie van verschillende diensten en organisaties gespecialiseerd in integratie, inburgering en oriëntatie van taallessen Nederlands. Als extern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse Overheid, bieden ze een krachtig antwoord op de groeiende uitdagingen op vlak van (taal)diversiteit.
De opdracht
De Vlaamse Overheid maakte voor al haar personeelsleden hybride werken mogelijk. Hierdoor kwam er heel wat kantoorcapaciteit vrij. Voor het AgII dé kans om haar lokale zetel en hoofkwartier in Brussel samen te voegen. Maar de huidige kantoren van het AgII waren aan renovatie toe en bleken dus niet geschikt als hybride werkomgeving. Meliopus onderzocht aan welke eisen hun nieuwe infrastructuur moest voldoen en deed een assessment van een potentieel nieuw kantoor.
Onze aanpak
1 | Exploreren: diepte-interviews met medewerkers
Het succes van hybride werken start in de hoofden van de medewerkers. Welke weerstand is er tegen het idee om te verhuizen? Wat vinden zij belangrijk? Om de buy-in van de medewerkers te bepalen, deden we diepte-interviews met onder meer hr, preventie en vorming & opleiding.
2 | Evalueren: assessment van het kantoorgebouw
Het AgII had een gebouw op het oog dat mogelijks geschikt was als hybride werkplek. We deden een uitvoerig assessment van de technische en spatiale vereisten, het huurcontract, … Zo kwamen we tot een topiclijst met aandachtspunten die het AgII aan de eigenaar van het pand kon voorleggen.
3 | Aligneren: bevragen van facility partners
Aangezien het AgII de overstap maakt naar een hybride kantoor is een herdefiniëring van het facility management aan de orde. Daarom schoven we aan tafel met de verschillende facility partners en brachten we hun belangen in kaart.
4 | Analyseren: scherpstellen van het space plan
Wat is er nodig om de overstap naar hybride werken te maken? We berekenden de kost van het project en verfijnden hun space plan.
5 | Rapporteren
Onze bevindingen bundelden we in een omvattend rapport en presenteerden we aan alle stakeholders van het AgII. We rapporteerden eerlijk over de troeven en risico’s van het project, en deelden onze aanbevelingen.
Het resultaat
Het onderzoek werd op 15 werkdagen uitgevoerd. Zo boden we het AgII op korte termijn meer inzicht in het project en voorzagen we een stevige structuur om op verder te bouwen. Op aanraden van Meliopus deed het AgII een nieuwe openbare aanbesteding voor de uitvoering van het project.
