Huisvestingsstudie voor Larcier-Intersentia
Uw manier van werken evolueert continu. Denk maar aan de impact van digitalisering en climate change. Hoe beïnvloeden deze veranderingen uw werkpleknoden? En wat betekent dat dan voor uw huidige werkomgeving? Ook voor Larcier-Intersentia waren dat pertinente vragen. Meliopus ging op zoek naar antwoorden in een diepgravende huisvestingsstudie van hun gebouwportfolio.
De klant
Als u juridische of fiscale informatie zoekt, is de kans groot dat u die bij Larcier-Intersentia vindt. Deze merkengroep is al meer dan 175 jaar dé referentie in België en Luxemburg voor juridische en fiscale expertise. Zo zijn ze gegroeid van een wetenschappelijke uitgeverij naar een kennispartner die academici en professionals via opleidingen, softwaretoepassingen en publicaties ondersteunt.
De opdracht
De toenemende digitalisering zorgde voor een aardverschuiving op de uitgeversmarkt. En dat gold evenzeer voor Larcier-Intersentia. Daarbij rees de vraag of hun kantoren nog wel met hun nieuwe manier van werken correspondeerden. Meliopus beet zich in het vraagstuk vast met een nationale huisvestingsstudie van hun vijf kantoren. Het doel? Een nieuwe werkplekstrategie ontwikkelen en die – in een tweede fase – implementeren.
Onze aanpak
1 | Drie centrale vragen, drie strategische workshops
Hoe ziet Larcier-Intersentia er over 15 à 20 jaar uit? #Reflecteren
Rekening houdend met renovaties en verhuizingen, duurt het vaak enkele jaren vooraleer een organisatie de nieuwe werkplek kan betrekken. Daarom is het belangrijk dat de werkomgeving ook na de implementatieperiode nog aan de strategische noden voldoet.
Hoe ziet je gedroomde werkomgeving eruit? #Fantaseren
In deze workshop lieten we de fantasie de vrije loop en zoomden we in op de wensen van de klant. Voor Larcier-Intersentia was dat bijvoorbeeld een klantenzone met bookshop en koffiehoek waar ook workshops konden doorgaan.
Hoe maken we dat nu concreet? #Consolideren
Tijd om te landen! In de laatste workshop grepen we terug naar de noden en maakten we de vertaalslag naar de fysieke werkplek.
2 | Research
Naast de visie van het management, was ook de input van de medewerkers essentieel om een zo breed mogelijk beeld van de werkpleknoden te krijgen. Daarom vond er een uitgebreide studiefase plaats met een breed meetinstrumentarium, waaronder een employee survey. Hierin peilden we onder meer naar de huidige manier van werken, de kantoorbeleving en de bereidheid om naar een nieuwe werkomgeving te verhuizen.
3 | Changetraject
Welke impact heeft een verhuis op de organisatie? Verandering brengt vragen en weerstand met zich mee. Er is flink wat tijd en luisterbereidheid nodig om tot een consensus te komen. Het grote voordeel van onze rol als externe partner is dat we daarin een neutrale positie innemen. Voor Larcier-Intersentia zijn we gestart met een terugkoppeling van de resultaten uit de surveys. Daaruit bleek een redelijk grote eensgezindheid over de huidige werkplekervaringen.
Het resultaat
Naar aanleiding van de huisvestingsstudie besloot Larcier-Intersentia de site in Gent te sluiten en naar een coworkingspace te verhuizen. Voor de vestigingen in Leuven en Louvain-La-Neuve bleek een fusie de beste oplossing. Om de kwalitatieve en kwantitatieve noden van het gebouw te definiëren, stelden we een Programma van Eisen op dat gevalideerd werd door de klant. Daar gaan we in de volgende fase verder mee aan de slag. Concreet zullen we een geschikte site zoeken, de nodige contracten onderhandelen, de herinrichting verzorgen en verder inzetten op changemangement. De ambitie is om tegen juni 2024 te verhuizen en een oppervlaktereductie van 45 % te realiseren. To be continued!
