From castle to estate: new ABW workspaces for C&A

C&A stond voor een strategische herhuisvesting van zijn kantoren. De Belgische entiteit zou verhuizen naar het bestaande distributiecentrum in Boom, terwijl de Europese entiteit een volledig nieuw kantoor nodig had in de regio Vilvoorde-Zaventem. Meliopus werd ingeschakeld om dit complexe proces te begeleiden, van locatieanalyse en ontwerp tot projectcoördinatie, -opvolging en uitvoering, inclusief changemanagement.

De klant:

C&A is een van de bekendste en meest populaire kledingketens wereldwijd. Het merk draagt beleving hoog in het vaandel en trekt die lijn door zowel in zijn winkels als in de backoffice. De uitnodigende look-and-feel vereenvoudigt de keuze van de klant en creëert een optimale werksfeer voor en achter de schermen.

De opdracht:

Twee entiteiten van C&A België en Europa huurden samen een kantoorgebouw aan de rand van Brussel. Daar kampten de afdelingen met een inefficiënt ruimtegebruik waardoor twee derde van het gehuurde pand leeg stond. Het gevolg?  Onnodig hoge kosten. Omdat het huurcontract bijna afliep rees het idee om van locatie te veranderen. Een uitdagende klus. Meliopus werd bij dit project betrokken om een huisvestingsanalyse uit te voeren en een programma van eisen samen te stellen. Hieruit vloeiden voor Meliopus 2 verschillende opdrachten: de Europese entiteit kreeg een nieuwe bestemming in de regio Vilvoorde-Zaventem, de Belgische afdeling verhuisde naar een totaal gerenoveerde bovenverdieping van een bestaand C&A-distributiecentrum in Boom.

Onze aanpak:

1/ Locatie-analyse op basis van programma van eisen

Meliopus kreeg van meet af aan de vraag een huisvestingsanalyse te maken volgens de bestaande situatie. Deze diende als leidraad bij de beslissing om de entiteiten op te splitsen. Beide afdelingen hadden namelijk een heel andere bezettingsgraad en werkwijze waardoor we eenvoudig de situatie per entiteit konden overzien. Voor C&A Europa gebruikten we deze analyse om makelaars te informeren over de vereiste criteria van vrijstaande panden. Na heel wat bezoeken en bijkomende analyses viel de keuze op een volledig leegstaand kantoorgebouw. Dat kon C&A Europa, met in totaal ongeveer 200 werknemers, in zijn geheel huren zonder met andere partijen rekening te moeten houden.

2/ Ontwerp en macroplanning van het nieuwe kantoorgebouw

Dat C&A een heel dynamische onderneming is, wisten we al uit vorige samenwerkingen. De nieuwe werkplek voor C&A Europa moest dan ook helemaal binnen die dynamiek passen. Volgens de basisstructuren van het gebouw ontwierpen we voor hen een toekomstbestendig kantoor met een focus op activitybased working met open samenwerking en functionele diversiteit als uitgangspunt.  

Vanuit een centrale kern komen medewerkers en bezoekers toe, waarna ze vlot doorstromen naar de verschillende vergader- en samenwerkingsruimtes in verschillende groottes en opstellingen of naar de werkplekken met een optimaal daglicht. 

Heel belangrijke troef: voor we aan uitvoering en het ontwerp van de inrichting begonnen, kregen we van de eigenaar van het pand aangenaam nieuws. Aangezien het pand al ruim 5 jaar leegstond, besloot hij zijn gebouw een grote make-over te geven. Daardoor nam hij een groot deel van de structurele renovaties voor zijn rekening. Zo voorzag hij onder andere state-of-the-art klimaatplafonds, is alle bekabeling vernieuwd en werden tal van nieuwe technieken op het vlak van koelen en verwarmen voorzien. Dit verlaagde de kosten voor C&A aanzienlijk waardoor budget vrijkwam voor extraatjes in de microplanning. Meliopus leverde op dat vlak een extra logistieke inspanning om alle werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Al is dat net een kolfje naar onze hand.

3/ Microplanning en naadloze uitvoering samen met huisleveranciers en verhuurder

Voor C&A was het belangrijk om de typische stijl en functionaliteit van hun winkels en andere kantoren door te trekken naar de nieuwe locaties. Denk aan warme, huiselijke kleuren, houten accenten en zachte materialen, en vooral veel ruimte om alle kledingrekken een plaats te geven en efficiënt te verplaatsen. Dit uitte zich in flexibele meubels en opbergsystemen om de overgang naar flexwerk te vergemakkelijken en een duidelijk onderscheid tussen de verschillende collecties te behouden. We introduceerden ook phonebooths en meetingpods voormedewerkers om ongestoord te bellen of in kleine teams te overleggen. 

Een groot verschil met andere projecten in deze fase? C&A werkte samen met vaste leveranciers voor elektriciteit, schilderwerken en schrijnwerk. Binnen deze vertrouwde convenanten behield Meliopus wel steeds het toezicht op de uitvoering en kwaliteit van de werken. Door de nauwe contacten tussen onze workplace-experts en de eigenaar, zijn studiebureau en al zijn aannemers enerzijds, en anderzijds de projectleider van C&A en al deze aannemers en leveranciers werden vlot alle deadlines, en dat terwijl we simultaan structurele renovatiewerken uitvoeren als op andere verdiepingen al tot inrichting overgingen.

4/ Changemanagement en betrokkenheid van medewerkers

Een succesvolle transitie vraagt niet alleen om een nieuw ontwerp, maar ook om een grondige begeleiding van de medewerkers. In dergelijke praktische projecten wordt het menselijke aspect wel eens over het hoofd gezien. Maar niet bij Meliopus. Onze aandacht en intentie zijn steeds gevestigd op de personen die er werken en de faciliteiten die ze gebruiken.  Een mooie vergelijking van C&A: ‘We zitten nu in een enorm kasteel, en we verhuizen naar een groot landgoed. Het is prachtig, maar het wordt aanpassen.’  

Inzetten op changemanagement was dan ook een logische keuze. We organiseerden plenaire sessies om het nieuwe werkplekconcept en de voordelen ervan te introduceren. Daarnaast waren er interactieve workshops aan de hand van het werkplekspel in kleine groepen om vanuit de werknemers zelf een breed gedragen werkplekpolicy te creëren op basis van stelling op maat van het bedrijf. We ondersteunden C&A bij het continue informeren over de gang van zaken. Zo hielden ze hun medewerkers op de hoogte met nieuwsbrieven en bevroegen ze via polls het personeel over specifieke ABW-onderdelen. Ten slotte, wanneer het geheel al heel mooi vorm had, nodigden we iedereen uit om de kersverse werkplek te komen bezoeken en vertrouwd te raken met de nieuwe omgeving.

5/ Renovatie van bestaand kantoor

Voor de Belgische vestiging, met ongeveer 50 medewerkers, was het een heel ander verhaal. Zij verhuisden naar een bestaande locatie boven een C&A-distributiecentrum in Boom. Daar hanteerden we een andere manier van werken. De bovenverdieping werd quasi volledig gestript. De focus van deze renovatie lag op het optimaliseren van bestaande ruimtes om zo te voldoen aan het programma van eisen voor deze afdeling. Bij dit project stond hergebruik centraal. In plaats van nieuw meubilair aan te schaffen, is kozen we ervoor om bestaande meubels opnieuw in te zetten, met hier en daar een herstoffering om ze een frisse uitstraling te geven. Dit niet alleen om afvalstromen te beperken, maar ook om bewuste en verantwoorde keuzes te maken binnen een bredere circulaire visie. Ook bij de selectie van aanvullende materialen hielden we rekening met de duurzaamheid ervan. Waar mogelijk opteerden we voor materialen die afvalstromen verminderen en natuurlijke hulpbronnen behouden.  

Daarnaast is de nieuwe werkomgeving zo ontworpen dat deze niet alleen functioneel en toekomstgericht is, maar ook bijdraagt aan een prettige en inspirerende werksfeer. Door slim om te gaan met licht, ruimte en indeling ontstaat een dynamische omgeving die samenwerking en welzijn stimuleert, een dubbele win dus. Ook hier is het DNA van C&A duidelijk zichtbaar in de inrichting met veel kleur, hout en groenelementen, en zetten we alles op alles voor een activitybased werkplekindeling op maat van dit specifieke team.

Het resultaat:

De nieuwe kantooromgevingen van C&A België en Europa bieden een perfecte balans tussen samenwerking en concentratie. De flexibele werkplekken spelen handig in op de zeer uiteenlopende noden van de teams op de werkvloer. Door de strategische aanpak van Meliopus realiseerden we niet alleen een efficiënter ruimtegebruik, maar voerden we ook vlot een cultuurverandering door. Door de nauwe samenwerking met de eigenaar van het nieuwe pand, de projectmanagers van C&A zelf en onze workplace-experts transformeerden we de kantooromgeving van deze klant tot een futureproof werkplek. 

Benieuwd hoe wij jouw werkplek kunnen transformeren?