Nieuws

(Voltijds) thuiswerken is niet voor iedereen een zegen…

… en kan zelfs als vloek ervaren worden. Hybride werkmogelijkheden hebben voor veel mensen een sterke invloed bij het kiezen van een nieuwe job. Toch hangt het succes van voltijds of grotendeels thuiswerken sterk af van individuele situaties. Als je ’s morgens je eerste vergadering van de dag van op afstand kan meevolgen, al sippend van een verse espresso achter het raam, terwijl je kinderen rustig in de tuin spelen, dan is het een ware zegen om van thuis te kunnen werken. Ben je daarentegen net afgestudeerd, woon je nog thuis met broers en zussen en heb je nog nooit je collega’s in levenden lijve ontmoet, dan is het een isolerende en moeilijk te plaatsen ervaring.  

Krantenkoppen en tijdschriften vertellen verder over niets anders dan de significante stijgingen in het aantal mensen met een burn-out en de nood aan deconnectie. Niet iedereen kan even goed om met variabele werktijden en de constante bereikbaarheid die de hybride werkcultuur met zich meebrengt. Het is daarom van groot belang hoe organisaties en bedrijven communiceren over gezamenlijke afspraken én mogelijke activiteiten op kantoor.  

Want geef toe, niets is zo vervelend dan pendelen of filerijden naar het werk om daar slechts lege bureau’s en een achtergelaten koffiemok aan te treffen. Communicatietools bieden voor vele bedrijven een geschikte oplossing om ervoor te zorgen dat medewerkers weten wat er staat te gebeuren op kantoor, wie er aanwezig zal zijn en welke ruimtes ze kunnen gebruiken. Het creëren van transparantie zorgt er bovendien voor dat medewerkers hun eigen agenda op voorhand kunnen plannen, van vergaderingen en bedrijfsgerelateerde ontmoetingen, tot privéaangelegenheden. Zo wordt het kantoor opnieuw een plaats waar het productief werken is, in plaats van een ergernis. 

Behalve de stijgende lijn in burn-outs, worden ook termen als “quiet quitting” en “the Great Resignation” in recente media non-stop naar je hoofd geslingerd. De war for talent maakt het voor geen enkel bedrijf gemakkelijk om nog goede werkkrachten te vinden, maar ook het behouden van talent blijkt voor velen niet gemakkelijk. Medewerkers verlaten hun job, of doen alleen nog het broodnodige. Vaak niet om meer thuis te zijn of het wat rustiger aan te doen, maar wel omdat ze het gevoel hebben dat hun volledige potentieel niet wordt benut en dat ze een beter uitgeruste werkomgeving verdienen én die ook kunnen vinden.  

De sleutel tot het behouden van talent is het creëren van betekenisvol werk in een stimulerende werkplek. Geen grijze nokken meer, maar een aantrekkelijk kantoor dat activiteitsgerelateerd werken aanmoedigt. Je kan er verschillende soorten “werk” doen in verschillende zones, zoals bijvoorbeeld een concentratiezone, of een luide zone waarin gepraat kan worden. Door in zones te werken bevorder je trouwens niet alleen de productiviteit, maar ook het comfort van je medewerkers.  

Verder is “productiviteit” niet meer zo eenvoudig gedefinieerd als vroeger. Van thuis uit kan je misschien meer werk verzetten, maar is dit dan effectief productief en succesvol? Als leidinggevende is het belangrijk een oogje in het zeil te houden op het vlak van welzijn, connectie en samenwerking. Werk je vaak van thuis, zonder connectie met je collega’s, dan ben je bijvoorbeeld ook minder geneigd om hen uit de nood te helpen als er iets niet lukt. Daarnaast is de kans dat je eens de botten aantrekt waar nodig ook veel kleiner en ben je minder geneigd om je werkgever in een positief daglicht te zetten.  

3 conclusies die een blijvende aanwezigheid van het kantoor promoten 

Op kantoor komen werken is idealiter een keuze en geen opgelegd mandaat door je leidinggevende. Er zijn, bij een geschikte werkomgeving, meer dan genoeg voordelen voor medewerkers, van een sterkere band met je collega’s tot een gevoel van doelgerichtheid in je dagelijks werk. Als facility manager zorgen deze drie tips dat ook jouw collega’s graag naar kantoor (blijven) komen:  

• Ga er niet vanuit dat minder afleiding meer resultaat zal opleveren. Het creëren van een centrale hub waar mensen elkaar ontmoeten, van elkaar leren en samen innoveren, brengt op lange termijn veel meer op dan een prikkelvrije, stimulatieloze omgeving.  
• Productiviteit en aanwezigheid zijn niet aan elkaar gelinkt. Hoe lang iemand op een stoel zit, zegt niets over zijn of haar productiviteit. Verder zegt hoe vaak iemand op kantoor is ook helemaal niets over de resultaten die hij of zij oplevert. Wees transparant en communicatief in plaats van controlerend en bevelend over werktijden en aanwezigheden. 
• Maak geen arbitraire regels over thuis- en kantoorwerk. Geef medewerkers de kans om zelf beslissingen te maken. Komen ze niet naar kantoor? Dan is daar vaak een gegronde reden toe, waar je beter eerst naar polst vooraleer je met de vinger wijst.  

Thuiswerk als (vergiftigd) geschenk

Geen woon-werkverkeer, een betere work-life balance, … Heel wat mensen ondervonden tijdens de lockdown welke voordelen thuiswerk met zich meebrengt. Toch heeft thuiswerk ook een grote schaduwzijde. Niet iedereen kan thuis de juiste werksfeer creëren of heeft baat bij een flexibele werkstructuur. Keuzevrijheid is niet noodzakelijk stressverlagend, maar kan evengoed onrust en burn-outs in de hand werken. Er bestaan geen best practices voor de ideale structuur. Een optimale (her)inrichting van uw werkomgeving is erg persoonsgebonden en gebeurt dus best in onderling overleg met uw medewerk(st)ers.

Overgewaaide gezelligheidstrends uit Scandinavië, zoals fika, hygge en lagom, wijzen op een groeiend belang van warmte, samenzijn en harmonie in ons dagelijks leven. En dat geldt evenzeer voor onze werkomgeving. Van knusse koffiepauzes met collega’s tot stiltewerkplekken: gezelligheid op het werk kent een brede toepassing en gaat verder dan de uitstraling van uw kantoor. Mensen moeten de klik voelen met hun werkomgeving. Eentonige landschapskantoren behoren definitief tot het verleden. In tijden waarbij maar liefst vijf verschillende generaties de werkvloer met elkaar delen, is diversifiëring het nieuwe sleutelwoord. Een kantoor met meerdere sferen en bubbels waar uw medewerk(st)ers zelf hun favoriete werkplek kiezen, wordt de norm.

In de war for talent is ontzorging een belangrijke troef geworden. Denk aan een vendingservice op maat waar uw medewerk(st)ers maaltijden voor hun gezin kunnen afhalen. Personalisatie is essentieel. Bijvoorbeeld: een werkneemster heeft tijdens haar zwangerschap behoefte aan gespecialiseerde informatie en aangepast bureaumateriaal. Of iemand die van plan is een huis te kopen, heeft vermoedelijk heel wat vragen over een lening. Neem regelmatig poolshoogte van wat er bij uw medewerk(st)ers leeft en breng hen in contact met de juiste mensen. Zo creëert u betrokkenheid en toont u dat u het beste met hen voorheeft.

Een nieuwe werkomgeving voor uw bedrijf? 

De hamvraag is: in welke mate moet u uw werkomgeving aanpassen? Het heeft geen zin om blindelings facility trends of best practices te volgen. In eerste instantie moet u uw huidige bedrijfssituatie analyseren en inzicht krijgen in de behoeften van uw medewerk(st)ers. Dat kan bijvoorbeeld via workshops, enquêtes en interviews. En ook uw bedrijfsidentiteit staat centraal. Zo is uw kantoorinrichting voor klanten en collega’s de enige fysieke connectie met uw onderneming. Last but not least: verandering is een mentaal verhaal. Coach uw mensen bij het changetraject zodat ze zich optimaal kunnen ontwikkelen.

Wat is hospitality voor bedrijven?

Hospitality verwijst letterlijk naar gastvrijheid en vindt haar oorsprong in de horecasector, waar hoog ingezet wordt op klantenbeleving. Veel luxehotels en -restaurants hebben zelfs een hospitalitymanager in dienst om een topservice te garanderen. De laatste tien tot 15 jaar zet deze tendens ook voet aan wal in het bedrijfswezen. Waar bezoekers vroeger onthaald werden door een bewaker of badgelezer, worden ze vandaag vaak hartelijk welkom geheten door een receptionist(e). Maar er wordt ook voorbij de receptie gekeken. Van website naar parking tot catering, hopsitalitybestrijkt de hele customer én employer journey.

Hospitality vertelt iets over uw bedrijfsidentiteit en is voor bezoekers doorslaggevend om de klik te voelen met uw onderneming. Iedere keer dat een klant of medewerk(st)er met uw bedrijf in contact komt, is een moment van waarheid: bent u de juiste zakenpartner of werkgever? Een positieve beleving bevordert de perceptie van bezoekers, waardoor ze een sterkere binding zullen voelen met uw onderneming. Het resultaat? Meer motivatie bij uw medewerk(st)ers om naar kantoor te komen, een grotere kans op verkoop en een hogere klantenloyaliteit. Om in de horecasfeer te blijven: in een lekker restaurant waar u op uw wenken bediend wordt en het leuk toeven is, bent u meer geneigd nog een dessert te nemen.

1| Mobiliteit: om te vermijden dat klanten en medewerk(st)ers voor u in de file staan, biedt u best alternatieven aan zoals videoconferenties en glijdende uren.

2| Onthaal: een warm onthaal is het hart van uw hospitalitymanagement. Voor veel klanten is dit trouwens de eerste keer dat zij iemand van uw bedrijf ontmoeten.

3| Safety & security: uw bezoekers moeten zich gedurende het hele contact comfortabel voelen. Dat gaat van een veilige parkeergelegenheid tot een vlot bereikbare ingang en betrouwbare servers.

4| Drank en catering: bied uw bezoekers iets te drinken aan en geef voldoende keuze zodat u rekening kan houden met hun persoonlijke voorkeuren. Koffie, espresso of cappuccino? You name it!

5| Feedback: natuurlijk gaat het al een keertje mis … Belangrijk is dat u ontvankelijk bent voor feedback en daarmee aan de slag gaat. Zo toont u uw klanten en medewerker(st)ers dat u waarde hecht aan hun input.

Bonus: hospitality buiten uw bedrijfssfeer

Uw community is groter dan u denkt. Naast klanten en medewerk(st)ers loont het ook de moeite om te connecteren met uw ruimere omgeving. Stel bijvoorbeeld uw parking buiten de kantooruren beschikbaar voor omwonenden of geef hen de mogelijkheid in uw bedrijfsrestaurant te lunchen.

Wat is duurzame catering?

Kunnen uw medewerkers dagelijks rekenen op verse maaltijden en tussendoortjes? Catering & vending dragen voor een groot stuk bij aan een comfortabele en aangename werkomgeving. Maar het is ook een kans voor uw organisatie om te tonen dat u hoog inzet op duurzaamheid. Hieronder alvast drie vragen die u helpen kritisch na te denken over uw catering.

Uit het voedingsrapport van de EAT-Lancet Commissie blijkt dat we meer vlees eten dan onze planeet aankan. De aanbevolen hoeveelheid vlees bedraagt 300 gram per week. Veggiedays met seizoensgebonden gerechten worden dus de regel. En natuurlijk kunt u uw medewerkers nog wekelijks verwennen met stoofvlees-friet. Het Pareto-principe (80/20-regel) werkt voor de meeste mensen prima. Een gevarieerde, gezonde menukaart voor een gezonde werkomgeving. Daar profiteert u als werkgever toch van mee?

Een industriële keuken is een enorme energieverbruiker en bijgevolg een grote kostenpost voor uw onderneming. Daarom loont het de moeite alternatieven te bestuderen. Centrale keukens of externe bedrijfscateraars hebben de afgelopen jaren fel geïnvesteerd in de kwaliteit en vergroening van hun aanbod. Geen standaardformules maar een foodservice die is aangepast aan uw noden en die van de planeet. Kunt u niet om een eigen bedrijfskeuken heen? Zorg dan zeker voor een efficiënt beheer via energieaudits en -optimalisaties.

3 | Hoe pakt u foodwaste aan?

Met de opmars van flexibele werkvormen is het voor organisaties niet evident om in te schatten hoeveel catering ze precies moeten voorzien. Analyseer het dagelijkse aantal bezoekers in uw bedrijfsrestaurant en check op welke momenten in het jaar eventuele druktepieken voorkomen. Daarnaast is het van belang een doordacht recyclagesysteem uit te denken. Dat kan bijvoorbeeld door uw overschotten aan sociale organisaties te schenken en milieuvriendelijke doggybags te voorzien.

De stap naar duurzame catering: transformeren is engageren

Is er echt ‘no time to waste’ en moet u alles in één keer veranderen? De grootste aanpassing gebeurt in de hoofden van uw medewerkers. De transformatie naar duurzame catering is dus vooral een menselijk verhaal en vraagt om een aanpak op maat. De sleutel tot verandering ligt bij het betrekken van uw gebruikers. Neem bijvoorbeeld tevredenheidsenquêtes af of communiceer transparant over het menu en de bereidingswijze. Denk gerust out-of-the-box. Sommige welzijnsorganisaties geven hun cliënten de kans om een eigen moestuintje aan te leggen en mee te helpen in de keuken.

Hoe een externe blik uw catering kan versterken?

Foodservice consulting is meer dan advies over uw menukaart of HACCP-audits, maar gaat ook over het ontwerp en beheer van uw bedrijfsrestaurant, due dilligence en het opzetten van een slim recyclagesysteem. Er wordt dus vlot geschakeld tussen analyse, strategie en management. Daarnaast kan uw consultant in onderhandelingen en samenwerkingen met cateringpartners uw belangen vertegenwoordigen. Denk daarbij aan het toevoegen van meer seizoensgebonden gerechten op de menukaart of het reduceren van food waste. Een foodservice consultant kijkt met een externe bril en ziet makkelijker de opportuniteiten voor uw bedrijfscatering. En daar plukt uw organisatie zowel financieel als ecologisch de vruchten van.

Van WiFi-Based workplace occupancy…

Is uw bedrijf al geëvolueerd naar een hybrid way of working? Nu organisaties niet meer de volledige capaciteit van hun workspace benutten, herdenken ze hun kantoorstructuur. Statische bureaus maken plaats voor informele werkplekken zoals vergaderhoeken en flexplekken. Maar die transformatie kan ook leiden tot claimgedrag, waarbij werknemers nodeloos lang een workdesk opeisen uit angst dat ze anders – na hun meeting bijvoorbeeld – geen bureau meer zullen vinden. Toch is er vaak geen sprake van capaciteitsproblemen.

Naar datadreven Facility Management

Verlichting, verwarming, ventilatie en de hele IT-infrastructuur zijn onmisbare schakels in uw bedrijfsvoering. Maar het zijn ook enorme kostenposten wanneer ze inefficiënt aangestuurd worden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarbij de laatste die het kantoor verlaat de verwarming vergeet uit te schakelen. Om uw medewerkers comfortabel, kostenefficiënt en duurzaam te laten werken, moet u hen klant van uw bedrijfsgebouw maken.

Tot één vriendelijke facility app

Een smart building gaat natuurlijk verder dan slim werkplek- en energiebeheer. Ook mobiliteit, voeding, schoonmaak en andere facilitaire diensten kunt u makkelijk optimaliseren via smart technology. En daar spelen uw werknemers en klanten – als gebruiker – een centrale rol in. De hamvraag is: hoe maakt u die toepassingen gebruiksvriendelijk en persoonlijk. Want technologie mag niet ten koste gaan van mensgericht facility management. Al deze wensen kunt u bundelen in één facility app op maat.

Bent u nieuwsgierig naar wat een smart building voor uw bedrijf kan betekenen? Let’s meet!

Hoe hebben jullie facility management zien evolueren?

Johnny: “Facility management werd zeer lang gezien als een kostenpost. Het beleid was erg cost driven en weinig doordacht. Een bedrijf kocht voor ieder departement dezelfde burelen om een prijsvoordeel te realiseren. Van maatwerk of expertise was nog geen sprake. De evolutie naar werkplekinrichting werd vooral gedreven vanuit een kwaliteitsbehoefte in de maatschappij. Denk bijvoorbeeld aan koffiebeleving. Vroeger werkte men met plastic koffiefilters, nu zijn er moderne koffieautomaten met verschillende smaken. Werkplekken zijn persoonlijker en aangenamer geworden. Als facilitymanager is het essentieel om de werknemer centraal te stellen.

Filip: “Telewerk is een andere belangrijke maatschappelijke tendens, die al ruim voor corona werd ingezet. Dat heeft te maken met een groeiend vertrouwen in de medewerkers. Daarnaast is de laatste 20 jaar de verkeersdrukte toegenomen, waardoor bedrijven hun werkwijze moesten herdenken.”

Op welke manier spelen jullie daar met Meliopus op in?

Johnny: “We halen inspiratie uit andere sectoren, zoals IT. Facilitymanagement is een totaalverhaal dat onlosmakelijk verbonden is met smart technologies, safety & security, … Verder bezoeken we heel wat internationale congressen, beurzen en netwerkevents. Er valt ontzettend veel te leren van andere landen. Eén van onze grote troeven is onze multidisciplinaire aanpak. In ons team is er een interessante mix van interieurarchitecten, changemanagers, facility experts en projectmanagers.

Filip: “Facilitymanagement staat niet stil en vraagt om een lean aanpak. Expertise is key. We investeren veel in opleiding en rekruteren met het oog op de toekomst. Talent krijgt voluit de kans om zich te specialiseren en door te groeien in onze organisatie.”

Wat waren de uitdagingen op jullie pad?

Filip: “We kwamen allebei uit de corporate sector, maar hadden nog niet eerder in een kleine organisatie gewerkt. De eerste vraag was dus: hoe geven we Meliopus een eigen identiteit? Die strategie moesten we vervolgens op een duurzame manier uitrollen.”

Johnny: “Daarbij moesten we een belangrijke knoop doorhakken: wat valt er binnen het werkterrein van Meliopus? En route kom je heel wat uitdagingen tegen die niet meteen bij je dienstenpakket horen. Als allround facilitypartner, ga je voor de extra mile en bied je een brede expertise aan. We hebben onze hele organisatie hierop afgestemd.”

Filip: “En naarmate Meliopus groter werd, groeide ook het belang om een hecht team uit te bouwen. Daar zijn we goed in geslaagd! Iedereen deelt dezelfde waarden en draagt bij aan een fijne werkcultuur. Noem het gerust onze kleine Meliopus-familie.”

Tot slot, waar willen jullie met Meliopus naartoe?

Johnny: “We hebben de laatste jaren veel geïnvesteerd in onze organisatie om lean, duurzaam en professioneel te zijn. Onze nieuwe website is meer dan een uithangbord maar weerspiegelt mooi onze visie. We zijn volledig klaar voor de volgende stap: een flinke uitbreiding van ons team en klantenportfolio.”

Filip: “De afgelopen jaren is gebleken dat veel van onze klanten loyaal zijn aan Meliopus. Voor ons een signaal dat we op de goede weg zitten. We zullen dus zeker blijven inzetten op expertise en partnership.”