areagency

De klant

Maatwerkbedrijf MAAAT is dé referentie op het gebied van supply chain. Ze beschikken over een snel inzetbare ploeg en hebben ervaring met verschillende sectoren zoals retail, bouw en voeding. Ze doen zowel afwerkingen in eigen huis als logistiek en productie op verplaatsing. Iedere ploeg wordt versterkt door multitalenten met een bepaalde afstand tot de arbeidsmarkt en wordt begeleid door een bedreven teamcoach. Zo komt MAAAT tot een krachtige symbiose tussen sociaal ondernemerschap en vakmanschap.

De opdracht

MAAAT had te weinig beschikbare ruimte om haar productiecapaciteit op te drijven. Bovendien waren de bestaande sites aan technische vernieuwing toe. Een uitbreiding of renovatie mocht hun businesscontinuïteit niet in het gedrang brengen. De opdracht voor Meliopus was dus tweeledig. Enerzijds was er nood aan een uitbreidingsplan waarin alle eisen voor de nieuwe site opgenomen waren. Anderzijds moesten de huidige gebouwen op korte termijn gerenoveerd worden.

Onze aanpak

1 | Lange termijn

Van meerdere scenario’s…
Aangezien er onzekerheid bestond over de uitbreidbaarheid van de hoofdsite, maakten we verschillende scenario’s op voor alternatieve locaties. Daarbij hielden we rekening met de objectieven van MAAAT op het vlak van productie en logistiek.

…Tot masterplan
Toen MAAAT er uiteindelijk in sloeg de grond van de hoofdsite op te kopen, zoomden we dieper in op de facilitaire behoeften van de klant en haar medewerkers. Zo kwamen we tot een plan van eisen dat naadloos afgestemd was op de bebouwbare oppervlakte.

2 | Korte termijn

De implementatie van een masterplan vraagt natuurlijk heel wat tijd. Daarom verhielpen we de meest acute noden met enkele quick fixes zoals een herinrichting van hun bestaande kantoren en een vernieuwing van hun daken.

Het resultaat

Dankzij het masterplan en de renovaties kan MAAAT op een gezonde manier groeien. De nieuwe site biedt niet alleen meer productiecapaciteit, maar verhoogt evenzeer het werkcomfort van de werknemers. Kortom, een mooi staaltje maa(a)twerk. En ook voor de realisatie van het masterplan kan MAAAT op Meliopus blijven rekenen. We begeleiden hen bij het volledige bouwproces en zien toe op een feilloze implementatie van het plan. To be continued!

Quote van de klant

De klant

Zeg niet zomaar boekhoudkantoor tegen Vandelanotte. Om ondernemers een 360°-aanpak te bieden, versterken fiscale, economische en juridische experten het team. In België – en sinds kort ook in Frankrijk – staat Vandelanotte bekend om hun persoonlijke en proactieve werkwijze. Die succesformule bracht hen in de top tien van beste accountant- en auditkantoren in België.

De opdracht

Vandelanotte wou inzetten op een aangename werkomgeving met meer ruimte voor coworking en extra vergaderplekken voor zowel grote als kleine groepen. Daarnaast was er nood aan een receptie met wachtzone en een afsluitbare gang om het lawaai op kantoor tot een minimum te beperken. Er was zo’n 400 m² beschikbare kantoorruimte om te renoveren.

Onze aanpak

1 | Inspireren & budgetteren

Aangezien iedere kantoorinrichting op maat van de klant is, brachten we eerst de noden en het budget in kaart. Hoe werken ze en welke indelingen waren er nodig? Welke kantoorsfeer willen ze uitstralen? Dat waren de centrale vragen in de designfase. Nadat we groen licht kregen voor ons plan en onze offerte, ging onze interieurarchitecte aan de slag om het ontwerp in detail uit te werken. We regelden stalen bij fabrikanten en visualiseerde onze ideeën in 3D renders.

2 | Contracteren & valideren

We vroegen offertes op bij aannemers en koppelden transparant terug bij Vandelanotte. Elke twee weken organiseerden we een steering committee om de stand van zaken te bespreken. Was er een prijswijziging? Dan motiveerden we de reden en vroegen hen de nieuwe prijs te valideren. Iedere vergadering werd intern voorbereid. Dat deden we om nieuwe medewerkers in het project te betrekken en hen wegwijs te maken in onze werkwijze.

3 | Evalueren & perfectioneren

Bij de oplevering deden we een uitvoerige projectevaluatie en vergeleken we het resultaat met de renders. De gelijkenis was erg treffend. En ook nadien kon Vandelanotte op Meliopus rekenen. We bleven stand-by voor vragen en verzorgden de verdere opvolging zoals de elektriciteitskeuring.

4 | Coördineren & realiseren

Gedurende het hele bouwproces fungeerde Meliopus als aanspreekpunt. Eén keer per week brachten we alle aannemers samen op een werfvergadering. Via de steering committees hielden we de klant op de hoogte van de progressie. Het nauw contact en de transparante communicatie met de klant zijn één van onze belangrijkste speerpunten.

Het resultaat

Het project werd binnen de afgesproken termijn van 6,5 maanden gefinaliseerd. Aan alle vragen van de klant werd voldaan zowel qua inrichting als de indeling. Om Vandelanotte te ondersteunen in hun less paper policy, maakten we via tussenwanden een aparte print- en afvalzone. Ook deden we een volledige clean-up van gedateerde documenten en verplaatsen we de dossierkasten naar een afgescheiden gang. Hierdoor konden we extra vergaderplekken creëren en was er meer ruimte voor een harmonieuze coworking met bureau-eilanden.

De klant

Het Wit-Gele Kruis is gespecialiseerd in verpleging aan huis bij mensen met zorgnoden die graag thuis blijven wonen. Op die manier bieden ze hun patiënten de mogelijkheid om op een verantwoorde manier in hun vertrouwde omgeving verzorgd te worden. De verpleegkundigen bouwen een vertrouwelijke band op met hun patiënten en kunnen rekenen op ondersteuning van hun collega’s, artsen en andere zorgverleners.

De opdracht

Het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen maakte enkele jaren geleden de overstap naar zelfsturende teams. Op die manier waren hun teams niet afhankelijk van één hoofdkwartier, maar konden ze zelf hun hub creëren met een eigen regionaal kantoor. In een mum van tijd breidde hun vastgoedportfolio fors uit met heel wat facilitaire vragen en uitdagingen tot gevolg. In welke staat verkeerden hun werkplekken? Hoeveel kantoren hadden ze idealiter nodig om comfortabel en efficiënt te kunnen werken? Meliopus deed een kwantitatieve en kwalitatieve analyse, en gebruikte de resultaten als grondslag voor het uittekenen van een vestigingsplan.

Onze aanpak

1 | Kwantitatieve en kwalitatieve vastgoedanalyse

Om de behoeften van de organisatie en thuisverplegers helder in kaart te brengen, kozen we voor een mathematische aanpak met een humane inslag. Zo konden we nadien een haarfijn compromis tussen kostenefficiëntie, comfort en duurzaamheid sluiten.

Kwantitatieve analyse
Aangezien de klant weinig financiële info had over hun vastgoedportfolio, begonnen we met een berekening van de gebouwkost. Hieronder vielen onder meer het huurcontract, de energiekost en eventuele onderhoudsuitgaven. Daarnaast zoomden we in op andere parameters zoals de verplaatsingstijd van de medewerkers.

Kwalitatieve analyse
Cijfers zijn een goed vertrekpunt, maar zeggen niets over de emotionele overwegingen. Daarom schoven we ook aan tafel met het directiecomité en de medewerkers. We organiseerden workshops waarin we samen een SWOT-analyse maakten van de vestigingen.

2 | Opmaak vestigingsplan

In het masterplan legden we alle bouwkundige, financiële en functionele puzzelstukjes samen. We gaven aan welke panden best gerenoveerd, verkocht of opgezegd werden en op welke locaties extra vestigingen wenselijk waren. Daarbij hielden we rekening met de kwaliteit van de panden, de opzegtermijn van de huurcontracten en het investeringsplan van de klant. Zo kwamen we tot een toekomstgericht scenario met implementatieplan en planning.

Het resultaat

Het vestigingsplan kreeg groen licht van het directiecomité en bood het Oost-Vlaamse Wit-Gele Kruis houvast bij het uitrollen van hun vastgoedstrategie. Was er een opportuniteit om een nieuw pand te kopen? Dan konden ze altijd teruggrijpen naar hun masterplan.